Внимание! Вы используете устаревшую версию браузера.
Для корректного отображения сайта настоятельно рекомендуем Вам установить более современную версию одного из браузеров, представленных справа. Это бесплатно и займет всего несколько минут.
Попробовать Оформить подписку
Попробовать Оформить подписку
Заключение договора упрощенным способом
Мария Мыльникова, юрист

Развитие коммуникационных технологий значительно расширило инструментарий ведения бизнеса – использование факсимиле, электронных писем, упрощение и ускорение документооборота стали неотъемлемой частью современных компаний. Теперь оформление договора в бумажной форме и его непосредственное подписание сторонами уже не является единственным способом заключения соглашений, как это часто стараются представить налоговые органы. Данная статья предлагает вашему вниманию юридическое обоснование заключения договоров упрощенным способом.

Договор заключается в результате согласованных действий нескольких сторон, что обусловливает определенную процедуру его совершения. В частности, процесс заключения договора состоит из предложения одной стороны заключить договор (оферты) и принятия предложения заключения договора второй стороной (акцепт).

Положениями ч. 1 ст. 205 ГКУ предусмотрено, что сделка может совершаться устно либо в письменной (электронной) форме.

Согласно ч. 1 ст. 181 ХКУ допускается заключение хозяйственных договоров упрощенным способом, то есть путем обмена письмами, факсограммами, телеграммами, телефонограммами и т. п., а также путем подтверждения принятия к выполнению заказов, если законом не установлены специальные требования к форме и порядку заключения данного вида договоров.

В соответствии с ч. 1 ст. 207 ГКУ сделка считается совершенной в письменной форме, если ее содержание зафиксировано в одном или нескольких документах (в том числе электронных), в письмах, телеграммах, которыми обменялись стороны. Сделка считается совершенной в письменной форме, если воля сторон выражена с помощью телетайпного, электронного или другого технического средства связи.

Также согласно ч. 2 ст. 639 ГКУ, если стороны договорились заключить договор с помощью информационно-телекоммуникационных систем, он считается заключенным в письменной форме.

Таким образом, законодательством предусмотрена возможность заключения договоров в упрощенном порядке посредством:

– деловую переписку – путем обмена документами, в том числе электронными;

– конклюдентных действий (принятия заказа к выполнению).

При этом договоры, заключенные указанными способами, считаются совершенными в письменной форме.

Заключение договора через деловую переписку, факс, электронную почту

Итак, возможность заключения договора не только в форме единого документа, но и упрощенным способом с помощью телетайпного, электронного или другого технического средства связи, предусмотрена положениями гражданского и хозяйственного законодательства.

Для того чтобы документы (письма, электронные письма, телеграммы, факсограммами, телефонограммами и т. п.) считались документами, подтверждающими заключение договора, их содержание должно отвечать оферте и акцепту.

Заключение договора имеет место, если из содержания документов можно установить:

– выраженное намерение лица заключить конкретный договор и понимание этим лицом своих обязательств в случае принятия его предложения другим лицом;

– существенные условия будущего договора;

– адресата (адресатов) соответствующего предложения;

– принятие предложения на данных условиях второй стороной либо совершение ею в пределах срока для ответа на оферту действий согласно указанным в предложении условиям договора (отгрузила товары, предоставила услуги, выполнила работы, уплатила соответствующую сумму денег и т. п.).

Использование электронной почты

В случае заключения договора через деловую переписку с использованием электронной почты необходимо учитывать требования законодательства относительно электронных документов и электронного документооборота.

Согласно ст. 5 Закона № 851 электронным документом является документ, информация в котором зафиксирована в виде электронных данных, включая обязательные реквизиты документа.

В свою очередь, оригиналом электронного документа в соответствии со ст. 7 Закона № 851 считается электронный экземпляр документа с обязательными реквизитами, в том числе с электронной подписью автора или подписью, приравненной к собственноручной подписи согласно Закону № 852.

Учитывая положения ст. 9 Закона № 996 относительно наличия в первичном и сводном учетном документе обязательного реквизита, который даст возможность идентифицировать лицо, принимающее участие в осуществлении хозяйственной операции, электронный первичный документ должен содержать аналог собственноручной подписи либо подпись, приравненную к собственноручной подписи согласно Закону № 852, или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо.

В соответствии с Законом № 852 электронной подписью являются данные в электронной форме, которые добавляются к другим электронным данным или логически с ними связаны и предназначены для идентификации подписанта этих данных.

Видом электронной подписи, который дает возможность подтвердить целостность документа и идентифицировать подписанта, является электронная цифровая подпись, получаемая в результате криптографического преобразования набора электронных данных, которая добавляется к этому набору или логически с ним объединяется.

По правовому статусу электронная цифровая подпись согласно ст. 3 Закона № 852 приравнивается к собственноручной подписи (печати) в случае, если: электронная цифровая подпись подтверждена с использованием усиленного сертификата ключа с помощью надежных средств цифровой подписи; во время проверки использовался усиленный сертификат ключа, действующий на момент наложения электронной цифровой подписи; личный ключ подписанта соответствует открытому ключу, указанному в сертификате.

При этом положения указанной нормы устанавливают, что электронная подпись не может быть признана недействительной только из-за того, что она имеет электронную форму или не основывается на усиленном сертификате ключа.

Также положениями ст. 8 Закона № 851 предусмотрено, что юридическая сила электронного документа не может быть оспорена исключительно из-за того, что он имеет электронную форму. Допустимость электронного документа в качестве доказательства не может оспариваться исключительно на основании того, что он имеет электронную форму.

С принятием Закона № 675, вступившего в силу 30.09.2015 г., впервые на законодательном уровне установлен порядок заключения договоров в сети, упрощена процедура подписания договора и предоставления согласия на обработку персональных данных, частично облегчено ведение бухгалтерского учета, установлены требования к продавцам.

Указанным Законом предоставлено определение электронному договору, а именно согласно п. 5 ч. 1 ст. 3 Закона № 675 электронный договор – это договоренность двух или больше сторон, направленная на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей и оформленная в электронной форме.

Положениями ч. 1 ст. 12 Закона № 675 предусмотрено, что моментом подписания сделки является использование:

– электронной подписи либо электронной цифровой подписи согласно Закону № 852, при условии использования средства электронной цифровой подписи всеми сторонами электронной сделки;

– электронной подписи одноразовым идентификатором, определенным данным Законом;

– аналога собственноручной подписи (факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или другого копирования, другого аналога собственноручной подписи) по письменному согласию сторон, в котором должны содержаться образцы соответствующих аналогов собственноручных подписей.

Согласно ч. 12 ст. 11 Закона № 675 электронный договор, заключенный путем обмена электронными сообщениями, подписанный в порядке, определенном ст. 12 Закона № 675, считается таким, который по правовым результатам приравнивается к договору, заключенному в письменной форме.

Таким образом, согласно действующему законодательству идентифицировать лицо, уполномоченное на подписание электронного документа, можно на основании:

– электронной подписи либо электронной цифровой подписи;

– факсимильного воспроизведения подписи, другого аналога собственноручной подписи (в случае письменного согласия сторон, содержащего образцы соответствующих аналогов собственноручных подписей).

Следовательно, электронные документы для предоставления им юридической силы и возможности их использования в качестве доказательства заключения договора должны содержать информацию, соответствующую оферте и акцепту, и иметь все необходимые реквизиты, в том числе данные для установления их принадлежности стороне такой сделки и лица, подписавшего их.

Заключение договора через счет-фактуру

Следует отметить, что фактически счет-фактура является расчетно-платежным документом, предусматривающим только выставление определенных сумм к оплате покупателям за товары, которые поставляются (фактически поставлены), либо услуги, которые предоставляются (фактически предоставленные услуги).

Однако, кроме случаев выставления счета-фактуры на выполнение условий уже заключенного между сторонами договора, этот документ можно считать простой офертой (предложением заключения договора).

Законодательством не установлены требования относительно содержания счета-фактуры. Однако для того чтобы счет-фактура воспринимался как упрощенная форма заключения договора, важно, чтобы этот документ содержал необходимую информацию относительно существенных условий определенного договора, в частности, условия о предмете, сроках и цене. В счете-фактуре также можно определить сумму предоплаты и общую сумму договоренности.

Принятие предложения, указанного в счете-фактуре, должно быть подтверждено расходной накладной поставщика либо актом приема-передачи выполненных работ (услуг) или же осуществлением оплаты счета-фактуры.

Принятие заказа к выполнению

Из содержания ст. 181 ХКУ видно, что принятие предложения заключения договора возможно в виде конклюдентных действий, то есть осуществления лицом, получившим оферту, действий по выполнению указанных в ней условий договора.

Подтверждением принятия заказов к выполнению является осуществление лицом действий по выполнению условий определенной договоренности, в частности, такое подтверждение может осуществляться как путем направления соответствующего подтверждающего уведомления о принятии такого заказа, так и путем осуществления поставки товара, выполнения определенных работ, предоставления услуг, совершения других действий, свидетельствующих о желании лица, направленного на исполнение договора.

Например, положения ч. 7 ст. 11 Закона № 675 предусматривают, что если покупатель (потребитель, заказчик) заключает электронный договор путем размещения заказа с помощью информационно-телекоммуникационных систем, продавец (исполнитель, поставщик) обязан оперативно подтвердить получение такого заказа. Соответственно, такое подтверждение принятия заказа к выполнению может быть осуществлено телефонным звонком, письмом на электронную почту и другим способом, позволяющим уведомить лицо о подтверждении принятия заказа к выполнению.

Совершение лицом действий, направленных на выполнение условий договора, должно подтверждаться соответствующими документами. Например, при поставке товаров  поставщик выписывает счет-фактуру на его оплату, а покупатель принимает этот товар, что подтверждается расходной накладной с отметкой о получении товара покупателем. В случае предоставления услуг или выполнения работ оформляются акты приема-передачи выполненных работ (услуг).

Так, Высший хозяйственный суд Украины в своем обзорном письме от 18.02.2013 г. № 01-06/374/2013 "О практике решения споров, связанных с выполнением договоров подряда", отмечая о возможности заключения договора упрощенным способом путем подписания актов сдачи-приема выполненных работ, в качестве примера приводит постановление Высшего хозяйственного суда Украины от 11.05.2012 г. № 21/5005/14068/2011, в котором суд пришел к выводу, что  подписание актов сдачи-приема выполненных работ свидетельствует о заключении договора подряда упрощенным способом, и такой договор является основанием для возникновения у его сторон имущественно-хозяйственных обязательств.

Таким образом, если документы, которыми обменялись стороны, содержат информацию, которая по своему смыслу соответствует предложению одной стороны заключить договор на определенных условиях, и информацию относительно принятия такого предложения второй стороной или свидетельствуют о совершении ею действий, подтверждающих принятие такого предложения, договор между сторонами считается заключенным в письменной форме.

Относительно оформления налоговых накладных

В случае заключения договоров упрощенным способом (через счет-фактуру, принятие заказа к выполнению и т. п.) часто возникают вопросы, как заполнять налоговые накладные, в частности графу "Вид цивільно-правового договору", каким образом определить дату и номер договора, а также являются ли эти реквизиты обязательными для заполнения?

В соответствии с п. 6 Порядка № 957 в графе "Вид цивільно-правового договору" налоговой накладной указывается вид гражданско-правового договора согласно виду договорных обязательств, определенных ГКУ, а также дата составления договора.

Итак, в налоговой накладной можно указать вид гражданско-правового договора (договор купли-продажи, мены, подряда, предоставления услуг, перевозки и т. п.) по операции, на которую выписывается налоговая накладная. Датой в данном случае будет дата наступления так называемого "первого события".

Заполнение такого реквизита, как "Вид цивільно-правового договору", не является обязательным.

В частности, с 29.07.2015 г. вступил в силу Закон № 643, которым исключены из перечня обязательных такие реквизиты налоговой накладной, как "Місцезнаходження (податкова адреса продавця)" и "Вид цивільно-правового договору".

Таким образом, с 29.07.2015 г. налогоплательщики при составлении налоговой накладной / расчета корректировки могут не заполнять в их заголовочной части поля реквизитов, которые не определены п. 201.1 ст. 201 раздела V НКУ как обязательные, в том числе "Вид цивільно-правового договору", его номер и дату.

При этом наличие или отсутствие в налоговой накладной / расчете корректировки заполненных полей реквизитов заголовочной части, которые не являются обязательными, как отмечает ГФСУ в своем письме от 29.07.2015 г. № 27651/7/99-99-19-03-02-17, не может быть основанием для исключения такой налоговой накладной / расчета корректировки из состава налогового кредита.

Об отношении ГФСУ к договорам, заключенным упрощенным способом, и о судебной практике по этому вопросу можно узнать из материала "Отношение ГФСУ к договорам, заключенным упрощенным способом" издания "БУХГАЛТЕР&ЗАКОН" (№ 52 за 2015 год).

Также читайте материалы издания "БУХГАЛТЕР&ЗАКОН" (№ 52 за 2015 год):

"Налоговые аспекты гражданско-правового договора аренды: общие положения";

"Налоговые аспекты гражданско-правового договора аренды: существенные условия договора аренды";

"Полномочия должностных лиц при заключении договора: как проверить?";

"Как проверить полномочия должностных лиц: распространенные ошибки".

Резюме статьи

Учитывая вышеизложенное, можно сделать следующие выводы.

Договор может быть заключен не только в форме единого документа, но и упрощенным способом путем деловой переписки (обмена письмами, электронными письмами, телеграммами, факсограммами, телефонограммами и т. п.) и при условии, что содержание этих документов отвечает оферте и акцепту, а также путем совершения конклюдентных действий.

Договоры, заключенные указанными способами, считаются совершенными в письменной форме.

Если договор заключается путем обмена электронными документами, для предоставления им юридической силы и возможности их использования в качестве доказательства заключения договора они также должны иметь все необходимые реквизиты, в том числе данные для установления их принадлежности стороне такой сделки и лица, подписавшего их.

Счет-фактуру, если он содержит необходимую информацию относительно существенных условий определенного договора, в частности условия о предмете, сроках и цене, можно считать предложением заключения договора. Принятие предложения, указанного в таком счете-фактуре, должно быть подтверждено расходной накладной поставщика или актом приема-передачи выполненных работ (услуг), или же осуществлением оплаты счета-фактуры.

1. ГКУГражданский кодекс Украины от 16.01.2003 г. № 435-IV.

2. ХКУХозяйственный кодекс Украины от 16.01.2003 г. № 436-IV.

3. НКУНалоговый кодекс Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI.

5. Закон № 851Закон Украины "Об электронных документах и электронном документообороте" от 22.05.2003 г. № 851-IV.

6. Закон № 996Закон Украины "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине" от 16.07.99 г. № 996-XIV.

7. Закон № 852Закон Украины "Об электронной цифровой подписи" от 22.05.2003 г. № 852-IV.

8. Закон № 675Закон Украины "Об электронной коммерции" от 03.09.2015 г. № 675-VIII.

9. Закон № 643Закон Украины "О внесении изменений в Налоговый кодекс Украины относительно усовершенствования администрирования налога на добавленную стоимость" от 16.07.2015 г. № 643-VIII.

10. Порядок № 957 – Порядок заполнения налоговой накладной, утвержденный приказом Министерства финансов Украины от 22.09.2014 г. № 957.

Получить полный доступ ко всем номерам и статьям издания Вы сможете оформив подписку на электронное издание БУХГАЛТЕР&ЗАКОН
Контакты редакции:
bz@ligazakon.ua