Внимание! Вы используете устаревшую версию браузера.
Для корректного отображения сайта настоятельно рекомендуем Вам установить более современную версию одного из браузеров, представленных справа. Это бесплатно и займет всего несколько минут.
Попробовать Оформить подписку
Попробовать Оформить подписку
Ведем учет картриджей для печатной оргтехники: бюджетные маневры
Роман Карпюк, эксперт, ЛІГА:ЗАКОН

Мало какое бюджетное учреждение обходится без печатных помощников – принтеров, копиров или МФУ. Конечно, для надлежащего функционирования им требуется обслуживание, в частности периодическая замена картриджей или чернил (тонера). В техническую сторону данного вопроса мы углубляться не будем, а вот о том, как отразить в учете расходы на такое обслуживание, расскажем в публикации.

Место картриджа в учете

В целом картриджом называется специальный сменный блок к оборудованию (в нашем случае – оргтехнике), включающий в себя несколько узлов и деталей в защитной оболочке. К тому же, такой блок, как правило, заправлен веществом для окраски: чернила – для струйного принтера или тонер – для лазерного принтера или копира.

Разновидностей данных блоков очень много. Отличаются они и по стоимости. Так или иначе, эти объекты есть не что иное, как расходные материалы, используемые для поддержания оргтехники в рабочем состоянии.

Собственно, и в учете к ним необходимо относиться как к расходным материалам, то есть признавать их запасами. Разве что остается вопрос, какими именно запасами? Об этом далее.

Бухучет расходных материалов

Расходные материалы для печатной оргтехники (картриджи, тонеры, чернила для печати и т. п.) целесообразно учитывать на субсчете 1515 "Запасные части".

Напомним: на этом субсчете ведется учет запасных частей, готовых деталей, узлов, агрегатов, используемых для проведения ремонтов, замены изношенных частей машин (медицинских, электронно-вычислительных и т. п.), оборудования, тракторов, комбайнов, транспортных средств (моторов), инструментов, а также автомобильных шин (включая покрышки, камеры и ободные ленты и т. п.) в запасе и обороте независимо от их стоимости.

При этом в зависимости от направлений использования принтеров и копиров стоимость картриджей (тонеров, чернил и т. п.) к ним необходимо отражать по таким расходным субсчетам:

8013 "Материальные расходы" – если эти матценности были использованы в процессе основной деятельности учреждения и на выполнение программ;

8113 "Материальные расходы" – если расходные материалы использовались в процессе предоставления услуг или выполнения работ.

Списание использованных расходных материалов, полученных бесплатно в пределах уполномоченного органа, отражается в бухучете как уменьшение балансовой стоимости этих материалов и обязательств по расчетам по их внутреннему перемещению (внутриведомственной бесплатной передаче).

При этом в бухучете учреждения, передавшего эти активы, такое списание отражается как увеличение расходов и уменьшение дебиторской задолженности по расчетам по внутреннему перемещению (внутриведомственной бесплатной передаче) запасов на основании акта списания, полученного от учреждения, использовавшего их (п. 1 разд. IV НП(С)БУгс 123).

Учет запасных картриджей

Нередко учреждения прибегают к приобретению запасных картриджей для периодической замены и заправки чернил или тонера в них.

Собственно, в таком случае учет этих активов во многом напоминает учет шин на автомобилях. В частности, в отличие от большинства запчастей, отдельно приобретенные картриджи не списываются на фактические расходы сразу после их установки на принтер или копир. Зато они продолжают учитываться в составе запасов до момента, когда они становятся непригодными для дальнейшего использования.

Это, в свою очередь, значит, что по таким запасным сменным матценностям целесообразно вести оперативный учет.

Его следует вести как минимум по двум причинам:

1) контролировать использование картриджей и их техническое состояние (иногда даже прогнозировать потребность в очередной заправке тонером или краской);

2) следить за перемещением запасных картриджей от одного принтера или копира к другому или даже из одного отдела в другой.

Для таких целей учреждение может вести Книгу учета использования картриджей, с указанием в ней:

• даты выдачи картриджа для установки на принтер или копир и его возврата;

• названия структурного подразделения учреждения, к которому был передан картридж;

• сведений о его техническом состоянии на момент выдачи и возврата.

В любом случае способ организации оперативного учета таких активов учреждение вправе устанавливать самостоятельно. При этом не помешает зафиксировать порядок такого учета в распорядительном документе об организации бухучета учреждения.

Кроме этого, в рамках субсчета 1515 целесообразно открыть отдельные аналитические счета для учета картриджей, которые хранятся на складе учреждения, а также переданных для установки на принтеры, например, 1515/1 "Картриджи на складе" и 1515/2 "Картриджи, переданные для установки".

Отдельно напомним: порядок аналитического учета запасов фиксируется в распорядительном документе об учетной политике учреждения (п. 1 разд. ІІ Методрекомендаций относительно учетной политики).

После того как картридж станет непригодным для дальнейшего использования, учреждение на основании акта списания (типовая форма № З-2) списывает его на расходы.

Иногда учреждения для решения вопроса с заправкой картриджей пользуются услугами специализированных предприятий или организаций. Рассмотрим этот способ подробнее.

Заправка картриджей сторонним предприятием

Обычно во избежание кропотливого дела с заменой расходных материалов для печатной техники, учреждения прибегают к услугам сторонних предприятий. Нередко такая услуга включает обслуживание оргтехники "под ключ", то есть замену картриджа, тонера, краски и т. п., а также несущественный ремонт или обслуживание техники. Происходит все это с использованием комплектующих самого предприятия.

Собственно, каких-то особенностей в учете приобретения таких услуг нет. Чаще всего между учреждением и предприятием заключается договор на обслуживание, а факт предоставления услуг по техническому обслуживанию оргтехники подтверждается соответствующим актом предоставленных услуг (выполненных работ).

Порядок учета расходов в этом случае такой же, как описано выше. Поэтому далее рассмотрим применение КЭКР по таким услугам.

Расходы на приобретение расходных материалов к печатной оргтехнике целесообразно планировать и проводить по КЭКР 2210 " Предметы, материалы, оборудование и инвентарь".

Напомним: по этому КЭКР предусматриваются расходы, в частности, на приобретение расходных и других материалов к компьютерной технике и оргтехнике (кабельных коробов-кабелеводов, монтажных и коммутационных панелей, розеток, коннекторов-соединителей, накопителей информации, картриджей, тонеров и т. п.) (п. 8 пп. 2.2.1 Инструкции № 333).

В то же время если учреждение пользуется услугами сторонних организаций, обеспечивающих заправку картриджей, то соответствующие расходы на такие услуги необходимо проводить уже по КЭКР 2240 "Оплата услуг (кроме коммунальных)". Это прямо предусматривается п. 15 пп. 2.2.4 Инструкции № 333.

Для закрепления теории приведем числовой пример.

Условие:

Бюджетное учреждение (неплательщик НДС) за счет средств общего фонда приобрело такие расходные материалы:

• запасные картриджи для принтера на общую стоимость 1260,00 грн (2 шт. х 630,00 грн);

• тонеры универсальные на общую сумму 1220,00 грн (5 шт. х 244,00 грн).

Также бюджетное учреждение за счет общего фонда оплатило услуги по заправке картриджей для копиров на общую сумму 450,00 грн.

Решение:

Отражения указанных операций приведены в таблице.

Таблица

№ п/п

Содержание хозяйственных операций

Корреспонденция субсчетов

Сумма, грн

Дт

Кт

Приобретение и использование расходных материалов

1

Оприходованы запасные картриджи и тонеры для принтера (1260,00 грн + 1220,00 грн = 2480,00 грн)

1515

6211

2480,00

2

Перечислены поставщику средства за приобретенные расходные материалы

6211

2313

2480,00

3

Использован один картридж и два тонера (630,00 грн + 488,00 грн = 1118,00 грн)

8013

1515

1118,00

Приобретение услуг по заправке картриджей

1

Получены бюджетные ассигнования на оплату услуг по заправке картриджей для копиров

2313

7011

450,00

2

Отражены полученные услуги

8013

6211

450,00

3

Оплачены услуги подрядчика

6211

2313

450,00

Дополнительно на эту тематику полезной может быть публикация "Расходы на комплектующие изделия: ищем соответствующий КЭКР".

1. НП(С)БУгс 123 – Национальное положение (стандарт) бухгалтерского учета в государственном секторе 123 "Запасы", утвержденное приказом Минфина от 12.10.2010 г. № 1202.

2. Методрекомендации относительно учетной политики – Методические рекомендации относительно учетной политики субъекта государственного сектора, утвержденные приказом Минфина от 23.01.2015 г. № 11.

3. Инструкция № 333 – Инструкция по применению экономической классификации расходов бюджета, утвержденная приказом Минфина от 12.03.2012 г. № 333.

Получить полный доступ ко всем номерам и статьям издания Вы сможете оформив подписку на электронное издание БУХГАЛТЕР&ЗАКОН
Контакты редакции:
bz@ligazakon.ua