Внимание! Вы используете устаревшую версию браузера.
Для корректного отображения сайта настоятельно рекомендуем Вам установить более современную версию одного из браузеров, представленных справа. Это бесплатно и займет всего несколько минут.
Попробовать Оформить подписку
Попробовать Оформить подписку
Разбираем документный "хлам" учреждения: что в архив, а что в макулатуру
Роман Карпюк, эксперт, ЛІГА:ЗАКОН

Любое учреждение в процессе деятельности неизбежно "обрастает" разнообразными документами. Поэтому со временем горы бумаг и даже их виртуальных аналогов необходимо куда-то деть: некоторые из них – архивировать, а остальные – уничтожить. Когда и как это делать, расскажем в статье.

Организовываем хранение документов

В зависимости от объемов документации учреждения обязанности по ее хранению могут возлагаться на специальное подразделение (архив) или на одного из работников (архивариуса). Если же документов сравнительно немного, то хранение документов можно поручить соответствующему работнику (например, секретарю) в порядке совмещения должностей.

Архив является самостоятельным структурным подразделением или входит в состав службы делопроизводства учреждения. В малочисленных учреждениях назначается лицо, ответственное за ведение архива учреждения (п. 8 разд. І Правил № 1000/5).

Если функции организации делопроизводства в учреждении или ведения архива учреждения возлагается на ответственное лицо, то в должностной инструкции должностного лица указываются такие обязанности, его права и ответственность (п. 9 разд. І Правил № 1000/5).

Первичные документы и учетные регистры, прошедшие обработку, бухгалтерская и прочая отчетность подлежат обязательной передаче в архив.

До момента передачи в архив упомянутые документы хранятся в бухгалтерской службе в специальных помещениях или закрытых шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером (пп. 6.1, 6.2 Положения № 88).

Руководствуясь положениями Закона № 3814, Перечня № 578/5 и других нормативно-правовых актов, процесс организации хранения документов можно условно разделить на 3 этапа (представлены ниже).

Этап 1. Разработка и утверждение номенклатуры дел (реестра)

Под номенклатурой дел в этом случае подразумевается обязательный для каждого юридического лица систематизированный перечень названий дел (папок), формируемых в его делопроизводстве, с указанием сроков хранения таких дел (ст. 1 Закона № 3814).

Номенклатура дел разрабатывается в разрезе структурных подразделений учреждения (при наличии) и с учетом требований гл. 1 разд. IV Правил № 1000/5, Перечня № 578/5 и Государственного классификатора управленческой документации ДК 010-98.

Номенклатура дел утверждается руководителем учреждения. При необходимости в номенклатуру могут вноситься изменения. Формы номенклатуры дел приведены в приложениях 10, 11 к Правилам № 1000/5.

Этап 2. Формирование дел, установленных номенклатурой

Обработанные документы группируются в дела в хронологическом или логическом порядке. Для удобства использования дел такая группировка осуществляется по периодам, в зависимости от количества документов (квартал, полугодие, год).

Как правило, в дела подшиваются оригиналы документов (если оригиналы отсутствуют – засвидетельствованные в установленном порядке копии).

В конце дела указывается количество пронумерованных и прошнурованных листов. При формировании документов в дела следует учитывать требования гл. 2 разд. IV и гл. 3 разд. VI Правил № 1000/5.

Не допускается включение в дела черновых, личных документов, размноженных копий и документов, подлежащих возврату.

Этап 3. Передача документов (дел) в архив

Документы учреждения за прошедшие периоды, не используемые в деятельности бухгалтерии (или используемые очень редко), целесообразно передавать в архив учреждения. Для определения ценности (сроков хранения) документов проводится их экспертиза.

Передача, как правило, осуществляется по акту, в котором перечисляются переданные дела. Акт подписывается ответственными лицами, которые приняли и передали документы. Особенности передачи дел в архив определены в гл. 4 разд. VI Правил № 1000/5.

Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерской и другой отчетности из бухгалтерской службы и архива учреждения работникам других структурных подразделений осуществляется по решению главного бухгалтера или лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета учреждения (п. 6.8 Положения № 88).

Согласно нормам Закона № 3814 для оценки ценности документов в учреждении создается экспертная комиссия, которая в деятельности должна руководствоваться требованиями Порядка создания и деятельности комиссий по проведению экспертизы ценности документов и разд. V Правил № 1000/5.

Экспертная комиссия принимает решение об отборе документов для передачи в архив или для уничтожения. Состав комиссии утверждает руководитель учреждения своим приказом (распоряжением).

Как долго хранятся бумажные документы

В целом, сроки хранения документов регламентированы п. 44.3 НКУ и Перечнем № 578/5.

В частности, нормами НКУ определяется, что минимальный срок хранения документов составляет 1095 дней со дня представления налоговой отчетности, для составления которой такие документы использовались. Если же отчетность налогоплательщик не подавал, то отсчет 1095 дней начинается со дня предельного срока подачи такой отчетности.

Стоит помнить, что все юрлица, в том числе и учреждения, обязаны соблюдать требования Перечня № 578/5.

Приведенные в указанном Перечне сроки хранения документов минимальные, и их нельзя сокращать.

Большинство видов первичных бухгалтерских документов хранится 3 года (5 лет – если такие документы содержат информацию о финансовых операциях, подлежащих финансовому мониторингу, и 75 лет – для документов по вопросам оплаты труда).

При необходимости и по решению экспертной комиссии учреждения такие сроки могут быть продлены.

Согласно пп. 2.10 Перечня № 578/5 отсчет сроков хранения документов начинается с 1 января года, следующего за годом завершения их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, делопроизводство которых завершено в 2017 году, начнется с 1 января 2018 г.

Сроки хранения наиболее распространенных учетных документов, формируемых в учреждении, приведем в таблицах: первая – по бумажным документам, вторая – электронным.

Здесь стоит отметить, что сроки хранения документов в данных таблицах дифференцируются по двум группам организаций. В первую группу входят организации, при деятельности которых создаются документы Национального архивного фонда (далее – НАФ).

Государственные и коммунальные организации – источники формирования НАФ – передают документы НАФ на постоянное хранение в государственные архивы или архивные отделы городских советов в обязательном порядке, остальные организации – на основании соглашений между собственником документов и соответствующим архивным учреждением.

Вторая группа включает организации, в ходе деятельности которых не создаются документы НАФ.

Таблица 1

Наименование и виды документов

Сроки хранения

в учреждениях, в ходе деятельности которых создаются документы НАФ

в учреждениях, в ходе деятельности которых не создаются документы НАФ

Финансовая отчетность с примечаниями к ней:

а) сводные годовые

Пост.*

До ликвидации учреждения**

б) годовые

Пост.*

До ликвидации учреждения**

в) квартальные

3 г. (при отсутствии годовых – пост.)

3 г. (при отсутствии годовых – до ликвидации учреждения)

г) месячные

1 г. (при отсутствии годовых, квартальных – пост.)

1 г. (при отсутствии годовых, квартальных – до ликвидации учреждения)

Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы, приложения, пояснительные записки к ним

Пост.*

До ликвидации учреждения**

Документы (протоколы, акты, заключения) о рассмотрении и утверждении отчетов и балансов:

а) годовых

Пост.*

10 л.

б) квартальных

3 г. (при отсутствии годовых – пост.) 

3 г. (при отсутствии годовых – 10 л.)

Аналитические документы (таблицы, доклады, докладные записки и т. п.) к годовым отчетам и балансам

Пост.

10 л.

Отчеты об операциях с драгоценными металлами и драгоценными камнями

5 л.

5 л.

Оперативные отчеты о расходовании валюты на заграничные командировки

3 г.

3 г.

Расчетно-платежные ведомости (лицевые счета):

а) работников, аспирантов, студентов

75 л.

75 л.

б) получателей пенсий и государственного пособия (после завершения выплаты пенсий и пособия)

5 л.

5 л.

в) акционеров (после передачи права собственности на акции при условии завершения проверки (ревизии))

5 л.

5 л.

Ведомости на выплату денег

3 г. (при отсутствии расчетно-платежных ведомостей (лицевых счетов) – 75 л.)

3 г. (при отсутствии расчетно-платежных ведомостей (лицевых счетов) – 75 л.)

Доверенности (в т. ч. аннулированные) на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей; на получение заработной платы и других выплат

3 г.***

3 г.***

Документы (копии отчетов, выписки из протоколов, заключения, заявления, справки, списки работников) о выплате пособия, пенсий, оплате листов нетрудоспособности из Фонда социального страхования

3 г.

3 г.

Документы (заявления, решения, справки, письма) об оплате отпусков в связи с обучением, о получении льгот по налогам и т. п.

5 л.

5 л.

Отчеты (сведения) о начислении и перечислении страховых взносов на государственное и негосударственное социальное страхование (пенсионное, на случай безработицы, в связи с временной нетрудоспособностью и т. п.):

а) сводные годовые и с большей периодичностью

Пост.*

До ликвидации учреждения**

б) годовые и с большей периодичностью

Пост.*

До ликвидации учреждения**

в) полугодовые

5 л. (при отсутствии годовых – пост.)

5 л. (при отсутствии годовых – до ликвидации учреждения)

г) квартальные

3 г. (при отсутствии годовых, полугодовых – пост.)

3 г. (при отсутствии годовых, полугодовых – до ликвидации учреждения)

ґ) месячные

1 г. (при отсутствии годовых, полугодовых, квартальных – пост.)

1 г. (при отсутствии годовых, полугодовых, квартальных – до ликвидации учреждения)

Расчетные ведомости по уплате взносов в различные фонды

3 г.***

3 г.***

Документы (акты, ведомости, письма) о взаиморасчетах между организациями

3 г.

3 г.

Протоколы взаимозачетов

3 г.***

3 г.***

Акты-справки о погашении налогов (задолженности) векселями (после погашения налогов (задолженности))

3 г.***

3 г.***

Погашенные казначейские векселя

3 г.***

3 г.***

Документы (заявления, распоряжения, справки-графики, акты) об уплате, размене, приеме-передаче векселей

3 г.***

3 г.***

Исполнительные листы

Пока существует необходимость (но не менее 5 л.)

Пока существует необходимость (но не менее 5 л.)

Договоры, соглашения (аудиторские, хозяйственные, операционные и т. п.) (после истечения срока действия договора, соглашения)

3 г.***

3 г.***

Договоры-обязательства за товары, полученные в кредит, письма относительно оформления договоров-обязательств

3 г.

3 г.

Договоры о полной материальной ответственности (после увольнения материально ответственного лица)

3 г.***

3 г.***

Имущественные доверенности, поручительства третьего лица

3 г.***

3 г.***

Документы (акты, процентовки, справки, счета) о приеме выполненных работ

3 г.***

3 г.***

Документы (карточки, сведения, уведомления и т. п.) по организации финансового мониторинга субъектами первичного финансового мониторинга

5 л.

5 л.

Первичные документы и приложения к ним, фиксирующие факт выполнения хозяйственных операций и ставшие основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета и налоговых документах (кассовые, банковские документы, ордера, уведомления банков и переводные требования, выписки банков, корешки квитанций, банковских чековых книжек, наряды на работу, акты о приемке, сдаче и списании имущества и материалов, квитанции и накладные по учету товарно-материальных ценностей, счета-фактуры, авансовые отчеты и т. п.)

3 г.***

3 г.***

Регистры счетов к оплате

3 г.***

3 г.***

Налоговые накладные

3 г.***

3 г.***

Гарантийные письма

3 г.

3 г.

Образцы подписей (материально ответственных лиц)

Пока существует необходимость

Пока существует необходимость

Документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки) документальных ревизий, проверок и аудита финансово-хозяйственной деятельности, контрольно-ревизионной работы, в т. ч. проверок кассы, правильности взимания налогов и т. п.

5 л.

5 л.

Документы (справки, акты, обязательства, письма) по растратам, недостачам, хищениям (после проверки экспертно-проверочной комиссией)

5 л.

5 л.

Документы (протоколы, акты, отчеты, ведомости переоценки и определения износа основных средств) по переоценке основных фондов, нематериальных активов, незавершенного строительства

Пост.*

До ликвидации учреждения**

Документы (акты, ведомости) по переоценке товарно-материальных запасов, незавершенного производства

5 л.***

5 л.***

Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, акты инвентаризации, инвентаризационные описи, сличительные ведомости) об инвентаризации основных средств, нематериальных активов, денежных средств, материальных ценностей и т. п.

3 г.***

3 г.***

Документы (программы, инструкции, справки, письма) об организации и внедрении автоматизированных систем учета и отчетности (после проверки экспертно-проверочной комиссией)

5 л.

5 л.

Переписка об утверждении и уточнении финансовой отчетности

3 г.

3 г.

Переписка о выплате заработной платы

3 г.

3 г.

Переписка о финансово-хозяйственной деятельности (об учете фондов, наложении и взыскании штрафов, приеме, сдаче, списании материальных ценностей и т. п.)

3 г.

3 г.

Переписка относительно сроков представления финансовой отчетности

1 г.

1 г.

Учетные регистры (главная книга, журналы, мемориальные ордера, оборотные ведомости, инвентарные карточки, разрабатываемые таблицы и т. п.)

3 г.***

3 г.***

Книги, журналы, карточки учета (после истечения срока действия последнего договора, соглашения):

а) ценных бумаг

Пост.*

До ликвидации учреждения

б) договоров, соглашений кредитных, поруки, залога, гарантии, перевода долга

5 л.***

5 л.***

в) договоров аудиторских, хозяйственных, операционных и т. п.

3 г.

3 г.

г) кассовых документов (счетов, кассовых ордеров, доверенностей, платежных документов, накладных и т. п.)

3 г.

3 г.

ґ) погашенных векселей

3 г.

3 г.

д) исполнительных листов

5 л.

5 л.

Журналы использования электронных контрольно-кассовых аппаратов, контрольные ленты электронных контрольно-кассовых аппаратов

3 г.***

3 г.***

* Срок хранения "Постоянно" означает, что такие документы относятся к НАФ и подлежат бессрочному хранению.

** Срок хранения "До ликвидации учреждения" означает, что документы бессрочно хранятся в учреждении, а при ликвидации учреждения документы подлежат повторной экспертизе ценности, и в зависимости от ее результатов те из них, которые касаются прав граждан, передаются по описям дел в местные архивные учреждения.

*** При условии завершения проверки ГФС, а для органов исполнительной власти, государственных фондов, бюджетных учреждений, субъектов хозяйствования государственного сектора экономики, предприятий и организаций, получавших средства из бюджетов всех уровней и государственных фондов или использовавших государственное либо коммунальное имущество, – ревизии, проведенной Госаудитслужбой по совокупным показателям финансово-хозяйственной деятельности. В случае возникновения споров, возбуждения уголовных дел, открытия судами производств по делам – хранятся до принятия окончательного решения.

При определении сроков хранения необходимо обращать внимание на примечания и отметки, приведенные в Перечне № 578/5. В частности, сроки хранения отдельных бухгалтерских документов конкретизируют такие примечания, как "после истечения срока действия договора", "после утверждения", "после замены на новые", "после введения объекта в эксплуатацию" и т. п. Они указывают на то, что именно с этого момента начинается отсчет срока хранения документов (пп. 2.11 Перечня № 578/5).

Как долго хранятся электронные документы

Среди прочего в Перечне 578/5 предусмотрены сроки хранения электронных документов. Для удобства мы выбрали из него наиболее распространенные бухгалтерские и смежные с ними документы (см. таблицу 2).

Таблица 2

Наименование и виды документов

Сроки хранения

в учреждениях, в ходе деятельности которых создаются документы НАФ

в учреждениях, в ходе деятельности которых не создаются документы НАФ

Договоры о закупке программного продукта (после истечения срока действия договора)

3 г.

3 г.

Сертификаты электронной цифровой подписи (ЭЦП)

Пост.

До ликвидации учреждения

Сертификаты ключа ЭЦП на бумажном носителе

Пост.

До ликвидации учреждения

Усиленные сертификаты открытого ключа ЭЦП

Пост.

До ликвидации учреждения

Сертификаты ключа ЭЦП на электронном носителе

Пост.

До ликвидации учреждения

Договоры об обмене электронными документами между организациями (после истечения срока действия договора)

3 г.

3 г.

Договоры о предоставлении услуг ЭЦП

3 г.

3 г.

Двусторонние акты о готовности к обмену электронными документами (после истечения срока действия договора)

Пост.

До ликвидации учреждения

Порядки по защите информации при обмене ЭД:

а) по месту разработки и утверждения

Пост.

До замены новыми

б) в других организациях

До замены новыми

До замены новыми

Доверенность на создание ключей ЭЦП, изготовление сертификатов, проведение работ по установке средств ЭЦП

10 л.

10 л.

Списки отозванных сертификатов ЭЦП (после проверки экспертно-проверочной комиссией)

5 л.

5 л.

Реестры полномочных лиц, которым выдаются сертификаты ключей ЭЦП

Пост.

До ликвидации учреждения

Заявки на регистрацию ЭЦП

3 г.

3 г.

Акты об уничтожении закрытых ключей ЭЦП

10 л.

10 л.

Акты о сдаче в эксплуатацию рабочего места со средствами ЭЦП

5 л.

5 л.

Акты о выполнении работ по установке и настройке комплектов средств ЭЦП

5 л.

5 л.

Экспертные заключения комплексной системы защиты информации (КСЗИ) (после снятия с эксплуатации)

5 л.

5 л.

Аттестаты соответствия КСЗИ (после снятия с эксплуатации)

5 л.

5 л.

Переписка о сертификатах ключей ЭЦП (после проверки экспертно-проверочной комиссией)

5 л.

5 л.

Уведомления о принятии и регистрации электронного документа

3 г.

3 г.

Уведомления об отклонении электронного документа

3 г.

3 г.

Для передачи архивных электронных дел архивом учреждения создаются электронные экземпляры описей дел (п. 1 разд. VIII Порядка № 1886/5).

Передача архивных электронных дел на постоянное хранение оформляется электронным актом о приеме-передаче документов юридического лица на постоянное хранение, который составляется учреждением-фондообразователем (приложение 18 к Порядку № 1886/5).

Для хранения и пересылки электронных актов приема-передачи документов учреждения на постоянное хранение в государственное архивное учреждение, архивный отдел городского совета архивом учреждения создается XML-документ по эталонной XML-схеме для архивного электронного документа, требования к которой определены в п. 9 гл. 2 разд. III Порядка № 1886/5, а для хранения и пересылки электронных экземпляров описей дел постоянного хранения – XML-документ, требования к которому определены в п. п. 1 – 10 гл. 6 разд. II данного Порядка.

Архивные электронные дела и дела с бумажными экземплярами архивных электронных документов передаются в государственные архивные учреждения или архивный отдел городского совета после истечения установленных для них предельных сроков хранения в учреждениях.

Когда документы подлежат уничтожению

Документы учреждения отбираются для уничтожения только по истечении установленных Перечнем № 578/5 сроков и только по завершении проверки налоговыми органами за соответствующий период.

Кроме того, необходимо учитывать практическую значимость документации для учреждения.

Запрещается уничтожать документы без предварительного проведения экспертизы их ценности (пп. 2.13 Перечня № 578/5).

На основании представленных структурными подразделениями перечней (списков) дел, подлежащих уничтожению в связи с истечением сроков их хранения, и проведенной экспертизы ценности документов в архиве учреждения составляется акт об изъятии для уничтожения документов, не включенных в НАФ, по форме, приведенной в приложении 15 к Правилам № 1000/5 (п. 1 гл. 3 разд. V Правил № 1000/5).

Согласованные (одобренные) акты об изъятии для уничтожения документов, не включенных в НАФ, утверждаются руководителем учреждения, после чего учреждение имеет право уничтожить документы.

На эту тему могут быть интересны и следующие материалы:

"Как долго хранить протокол оценки деятельности главбуха-бюджетника";

"Как долго хранить электронную налоговую отчетность?";

"С уничтожением первички спешить не стоит: на что намекают в ГФС".

1. НКУНалоговый кодекс Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI.

2. Закон № 996Закон Украины "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине" от 16.07.99 г. № 996-XIV.

3. Закон № 3814Закон Украины "О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях" от 24.12.93 г. № 3814-XII.

4. Положение № 88 – Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88.

5. Правила № 1000/5 – Правила организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденные приказом Минюста от 18.06.2015 г. № 1000/5.

6. Перечень № 578/5 – Перечень типовых документов, создаваемых во время деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденный приказом Минюста от 12.04.2012 г. № 578/5.

7. Порядок № 1886/5 – Порядок работы с электронными документами в делопроизводстве и их подготовки к передаче на архивное хранение, утвержденный приказом Минюста от 11.11.2014 г. № 1886/5.

_____________________________________________
© ТОВ "ІАЦ "ЛІГА", ТОВ "ЛІГА ЗАКОН", 2018

У разі цитування або іншого використання матеріалів, розміщених у цьому продукті ЛІГА:ЗАКОН, посилання на ЛІГА:ЗАКОН обов'язкове.
Повне або часткове відтворення чи тиражування будь-яким способом цих матеріалів без письмового дозволу ТОВ "ЛІГА ЗАКОН" заборонено.

Получить полный доступ ко всем номерам и статьям издания Вы сможете оформив подписку на электронное издание БУХГАЛТЕР&ЗАКОН
Контакты редакции:
bz@ligazakon.ua