Внимание! Вы используете устаревшую версию браузера.
Для корректного отображения сайта настоятельно рекомендуем Вам установить более современную версию одного из браузеров, представленных справа. Это бесплатно и займет всего несколько минут.
Попробовать Оформить подписку
Попробовать Оформить подписку
Болезнь в командировке: как оформить и что выплачивать
Светлана Листровая, бухгалтер-эксперт, ЛІГА:ЗАКОН

На сегодняшний день нет нормативно-правового акта, который определял бы порядок направления работников в командировку, из-за чего и возникает множество вопросов. Как быть, если работник заболел накануне или во время командировки? Что делать с расходами на приобретенные билеты? Как табелировать дни болезни в командировке? Начислять ли за эти дни суточные и оплачивать ли наем жилья? Давайте же разберемся.

Заболевание накануне или в день выбытия в командировку

Если болезнь наступила до начала командировки, что засвидельствовано листком нетрудоспособности, работодатель не может направить в командировку такого работника, а потому должен ее отменить. Для привлечения работника к выполнению его должностных обязанностей, в том числе для направления в командировку по решению руководителя, законодательных оснований в период временной нетрудоспособности нет (письмо Минсоцполитики от 15.11.2013 г. № 656/18/99-13, письмо Минфина от 20.01.2007 г. № 31-18030-07-10/854).

Случается, что временная нетрудоспособность наступает в день выбытия в командировку. В данной ситуации первый день командировки (день выбытия) является началом страхового случая в связи с наступлением временной нетрудоспособности, что исключает возможность отбытия в командировку. Однако, получив аванс на расходы в командировке, работник уже мог приобрести билеты, то есть использовать часть аванса.

Так что если работник заболел в день выбытия в командировку:

• он должен уведомить работодателя, что не может выехать в командировку в связи с временной нетрудоспособностью (болезнью);

• руководитель предприятия должен издать приказ об отмене командировки, предусмотрев, что работнику будут возмещены осуществленные им расходы в связи с командировкой;

• работник должен представить авансовый отчет об использованных подотчетных средствах, приложив к нему расчетные документы, подтверждающие осуществленные расходы в связи с командировкой.

Конечно, возникает вопрос относительно сроков представления авансового отчета и возмещения стоимости приобретенных транспортных билетов.

Расходы в связи с возвратом командированным работником билета на поезд, самолет или иное транспортное средство могут быть возмещены с разрешения руководителя предприятия лишь в том случае, если на то были уважительные причины (решение об отмене командировки, отзыв из командировки и т. п.) и при наличии документа, подтверждающего стоимость данных расходов (абз. 11 п. 12 разд. ІІ, абз. 1 п. 11 разд. ІІІ Инструкции № 59).

Работник, который получил аванс на командировку, но не уехал, должен в течение трех рабочих дней со дня принятия решения об отмене поездки вернуть в кассу предприятия указанные средства в тех денежных единицах, в которых был выдан аванс (абз. 5 п. 11 разд. ІІ, п. 18 разд. ІІІ Инструкции № 59).

Хоть данная Инструкция и не распространяется на хозрасчетные предприятия, они могут ее использовать как вспомогательный документ, носящий рекомендательный характер (письма Минфина от 04.05.2011 г. № 31-07230-16-25/11433, от 22.11.2011 г. № 31-07230-16-10/28802). Аналогичные нормы следует закрепить и в Положении о командировке, утвержденном на предприятии.

Если же работник успел вернуть транспортные билеты, получив частичную компенсацию их стоимости, он должен учесть компенсированную сумму при составлении авансового отчета на основании документа, подтверждающего возврат билетов, с указанием суммы частично возвращенной перевозчиком суммы. Перечень документов для возврата транспортных билетов определяется в Порядке № 331, Правилах № 1196, Правилах № 735, Правилах № 176.

Временная нетрудоспособность наступила в командировке

В случае наступления страхового случая командированный работник должен сразу уведомить об этом работодателя, ведь в связи с временной нетрудоспособностью (болезнью) он может на определенное время задержаться в командировке.

Продление срока командировки

Решение о продлении должен издать именно работодатель после получения уведомления от командированного работника по электронным или мобильным средствам связи.

Отметим, что в Инструкции № 59 речь идет о принятии данного решения относительно возвращения работника из командировки, хотя было бы правильнее это делать тогда, когда работодатель узнал о болезни работника, ведь ему могут понадобиться дополнительные средства в связи с задержкой в командировке из-за болезни. Можно ли предоставить дополнительные средства на расходы в командировке, учитывая, что командированный работник уже получил аванс на командировку и не отчитался за его использование?

Дополнительные средства на расходы в командировке

Напомним, что наличные под отчет выдаются при условии представления отчета за ранее полученные подотчетные суммы (п. 19 разд. ІІ Положения № 148). Однако в указанной норме речь идет об отчетности за средства, выданные под отчет, а не на командировку.

Минфин уточнил: работнику можно перечислить дополнительную сумму средств на одну и ту же командировку по решению руководителя предприятия на основании докладной записки командированного работника или факсограммы (письмо Минфина от 14.03.2011 г. № 31-18030-07-10/6681).

Ранее НБУ разъяснял: предоставление работнику дополнительных средств в рамках одной командировки не будет нарушением кассовой дисциплины при условии, что руководителем предприятия был издан приказ о продлении срока командировки (письмо НБУ от 15.03.2007 г. № 11-113/981-2658, утратившее силу согласно письму НБУ от 20.03.2018 г. № 50-0007/15458).

То есть перед предоставлением дополнительных средств работнику, заболевшему в командировке, работодатель сперва должен издать приказ о продлении командироки. Тогда можно будет перечислить на платежную карту работника дополнительные средства на командировку и надлежащую ему зарплату. Указанную возможность следует предусмотреть в положении о командировке. Вернувшись, работник должен представить руководителю докладную записку о причинах и основаниях задержки в командировке (тогда можно будет уточнить дату завершения командировки, внеся изменения в приказ о продлении командировки).

Как оплачиваются дни болезни в командировке

Сперва нужно проанализировать нормы Инструкции № 59.

Дни временной нетрудоспособности не включаются в период командировки (абз. 3 п. 9 разд. ІІ Инструкции № 59). В табеле учета рабочего времени они обозначаются как "ТН" или "26" (письмо Минсоцполитики от 15.11.2013 г. № 656/18/99-13).

В случае наступления временной нетрудоспособности в командировке застрахованное лицо имеет право на матобеспечение в общем порядке. Однако при направлении работника в командировку во время болезни (когда листок нетрудоспособности еще не закрыт) он теряет право на материальное обеспечение за дни болезни во время командировки (письмо ФСС по ВУТ от 08.11.2013 г. № 04-29-3062).

Основанием для предоставления матобеспечения является надлежащим образом оформленный листок нетрудоспособности, но имеет значение, где, когда и кем он был выдан.

В случае командировки по Украине лицам, у которых временная нетрудоспособность наступила во время командировки вне постоянного местожительства и работы, листок нетрудоспособности выдается по месту их временного пребывания с разрешения главного врача лечебно-профилактического заведения на количество дней нетрудоспособности (п. 1.10 Инструкции № 455). То есть он выдается за подписью главного врача с засвидетельствованием круглой печатью заведения здравоохранения (п. 3.8 Инструкции № 532).

В случае заграничной командировки дни болезни оплачиваются как период временной нетрудоспособности согласно листку нетрудоспособности, выданному по решению врачебно-консультационной комиссии (ВКК) медицинского заведения на основании заграничного документа (письмо исполнительной дирекции Киевского городского отделения ФСС по ВУТ от 02.09.2011 г. № 2484-07), ведь документы, подтверждающие временную нетрудоспособность граждан Украины во время их временного пребывания за пределами государства, подлежат обмену на листки нетрудоспособности согласно решению ВКК медзаведения по месту жительства или работы. Заграничный документ обменивается на листок нетрудоспособности при наступлении следующих страховых случаев:

• острые заболевания и травмы;

• обострение хронических заболеваний;

• беременность и роды;

• оперативные вмешательства в случае неотложных состояний;

• лечение согласно решению комиссии МОЗ Украины по вопросам направления на лечение за границу.

Обмен осуществляется на основании переведенных на государственный язык и нотариально удостоверенных документов, подтверждающих временную утрату трудоспособности во время пребывания за пределами Украины (п. 1.12 Инструкции № 455).

Какие выплаты возмещаются за дни болезни в командировке

Поскольку дни временной нетрудоспособности не включаются в период командировки, нужно ли выплачивать суточные и расходы на наем жилья за дни болезни (документально подтвержденной)?

В случае временной нетрудоспособности командированного работника ему на общих основаниях (абз. 1 п. 9 разд. ІІ Инструкции № 59) возмещаются:

• расходы на наем жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении);

• суточные в течение всего времени, пока он не может по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться на место своего постоянного жительства (на срок не более двух месяцев).

Так же следует действовать и хозрасчетным предприятиям, закрепив данные нормы в Положении о командировке.

Суточные выплачиваются даже за выходные (праздничные, нерабочие) дни, в которые командированное лицо не работало (письмо Минфина от 14.05.2015 г. № 31-08030-16-10/15972). В случае же задержки в командировке без уважительных причин (без документального подтверждения временной нетрудоспособности) суточные и прочие расходы за такие дни не возмещаются.

Заболевание в день прибытия из командировки

Если в день прибытия из командировки наступила временная нетрудоспособность, что же проставлять в табеле учета рабочего времени (день командировки или день временной нетрудоспособности)?

В данном случае важно, с какой даты был открыт листок нетрудоспособности.

Лицам, обратившимся за медпомощью и признанным нетрудоспособными по завершению рабочего дня, листок нетрудоспособности может быть выдан по их согласию со следующего календарного дня (п. 2.6 Инструкции № 455). Если же листок нетрудоспособности был открыт в день прибытия из командировки, согласно приказу о командировке этот день оплачивается как день командировки. Относительно подобной ситуации, когда работник открыл листок нетрудоспособности в конце рабочего дня, ФСС по ВУТ в письме от 02.02.2015 г. № 5.2-32-254 ранее разъяснял, что за счет работодателя оплачиваются лишь четыре (а не пять) дня нетрудоспособности, а остальные – за счет Фонда.

Следовательно, в табеле учета рабочего времени день прибытия из командировки обозначают как "ВД" или "07" независимо от того, когда был открыт листок нетрудоспособности.

Представление авансового отчета в случае болезни командированного работника

Если есть уважительная причина (болезнь), то почему бы не продлить срок представления авансового отчета, установленный пп. 170.9.2 НКУ?

Однако ГФС подчеркивает (письмо от 13.05.2017 г. № 175/5/99-99-13-02-03-16/ІПК), что в случае временной нетрудоспособности работника переноса срока представления им авансового отчета относительно средств, использованных в командировке, не предусматривается.

Если работник вернулся из командировки, но заболел в день прибытия или на следующий день по возвращении, часто возникает вопрос относительно сроков представления авансового отчета об осуществленных расходах и подтверждающих документов.

К сожалению, невозвращенную в надлежащие сроки сумму аванса, выданную под отчет, налоговики отождествляют с излишне израсходованными средствами. Если же работник не представил авансовый отчет в установленные НКУ сроки, получается, что он фактически не отчитался и не вернул подотчетные средства.

ГФС как вариант предлагает оформлять договор поручения согласно ст. 1000 ГКУ, по которому командированный работник поручает поверенному (другому материально ответственному лицу предприятия) передать в бухгалтерию авансовый отчет и остаток неиспользованных средств (разъяснение из раздела 109.14 модуля БАЗА НАЛОГОВЫХ ЗНАНИЙ).

Следовательно, в случае превышения срока, установленного для представления отчета(даже при наличии такой уважительной причины, как болезнь), НКУ не предусматривает послаблений. После истечения предельного срока (если работник не составил и не передал в бухгалтерию авансовый отчет вместе с документами) всю сумму (за которую не он не отчитался и которую не вернул) налоговики будут рассматривать как излишне израсходованные средства, облагаемые НДФЛ и военным сбором.

1. ГКУ – Гражданский кодекс Украины от 16.01.2003 г. № 435-IV.

2. Правила № 176 – Правила предоставления услуг пассажирского автомобильного транспорта, утвержденные постановлением Кабмина от 18.02.97 г. № 176.

3. Положение № 148 – Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 29.12.2017 г. № 148.

4. Инструкция № 59 – Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59.

5. Порядок № 331 – Порядок оформления расчетных и отчетных документов при осуществлении продажи проездных и перевозочных документов на железнодорожном транспорте, утвержденный приказом Мининфраструктуры, Миндоходов от 30.05.2013 г. № 331/137.

6. Правила № 1196 – Правила перевозки пассажиров, багажа, грузобагажа и почты железнодорожным транспортом Украины, утвержденные приказом Минтранссвязи от 27.12.2006 г. № 1196.

7. Правила № 735 – Правила воздушных перевозок пассажиров и багажа, утвержденные приказом Мининфаструктуры от 30.11.2012 г. № 735.

8. Инструкция № 455 – Инструкция о порядке выдачи документов, удостоверяющих временную нетрудоспособность граждан, утвержденная приказом Минздрава от 13.11.2001 г. № 455.

9. Инструкция № 532 – Инструкция о порядке заполнения листка нетрудоспособности, утвержденная приказом Фонда соцстрахования от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний, Минздрава, Минтруда, ФСС по ВУТ от 03.11.2004 г. № 532/274/136-ос/1406.

_____________________________________________
© ТОВ "ІАЦ "ЛІГА", ТОВ "ЛІГА ЗАКОН", 2018

У разі цитування або іншого використання матеріалів, розміщених у цьому продукті ЛІГА:ЗАКОН, посилання на ЛІГА:ЗАКОН обов'язкове.
Повне або часткове відтворення чи тиражування будь-яким способом цих матеріалів без письмового дозволу ТОВ "ЛІГА ЗАКОН" заборонено.

Получить полный доступ ко всем номерам и статьям издания Вы сможете оформив подписку на электронное издание БУХГАЛТЕР&ЗАКОН
Контакты редакции:
bz@ligazakon.ua