Внимание! Вы используете устаревшую версию браузера.
Для корректного отображения сайта настоятельно рекомендуем Вам установить более современную версию одного из браузеров, представленных справа. Это бесплатно и займет всего несколько минут.
Попробовать Оформить подписку
Попробовать Оформить подписку
Выбор системы внешнего электронного документооборота
Александр Вернигора, CEO Intecracy Deals, сопредседатель ИКТ Комитета, глава подкомитета СУП по вопросам электронного документооборота и электронным доверительным услугам

Переход компаний на электронный документооборот неизбежен. Бумага, собственноручные подписи и мокрые печати уходят в прошлое, но процесс протекает медленно. Только небольшая часть украинских компаний перешла на электронный документооборот, и одна из вероятных причин этого – проблема выбора ПО.

Электронные документы имеют такую же юридическую силу, как и бумажные. Систем документооборота от разных разработчиков на рынке хватает, но бизнес не торопится отказываться от бумаги. Одна из причин медленного внедрения электронного документооборота (далее – ЭДО) – проблема выбора. Системы ЭДО от разных вендоров во многом похожи, но между ними существует и множество отличий. На что следует обратить внимание при выборе?

Цена

Как бы ни формировались тарифы у разных вендоров, в среднем цена одного электронного документа равна одной гривне. Это как минимум в десять раз дешевле, чем стоимость распечатки и отправки бумажного документа почтой или курьером. Некоторые поставщики систем ЭДО вообще дают пользователям возможность бесплатно подписывать и отправлять ограниченное количество документов. Существуют также совсем бесплатные системы ЭДО, которые могут вполне подойти ФЛП с небольшим документооборотом.

Пробный период

Почти все разработчики предоставляют возможность работы в деморежиме. Тестовый период может быть ограничен количеством транзакций. Если у вас крупное предприятие с большим количеством контрагентов, стоит обратить внимание на системы ЭДО, которые в деморежиме дают возможность пользоваться полной, а не урезанной версией программы.

Удобство интерфейса

Если за полчаса вам не удалось разобраться с базовыми функциями системы, попробуйте другую. Для того чтобы разобраться со всеми тонкостями настроек, вам потребуются время и инструкция, но логика интерфейса должна быть понятна практически сразу.

Разработчик

Не имеет особого значения, какой системой ЭДО пользуются ваши контрагенты. Конечно, работать с партнерами на одной платформе удобно, но монополиста на рынке нет, и среди ваших контрагентов всегда будут те, кто пользуется другим решением ЭДО. Вам неизбежно придется иметь дело с документами, созданными в других системах. Этот недостаток может быть решен в будущем, когда будет создана система роуминга между продуктами разных вендоров. В подкомитете по вопросам электронного документооборота и электронных доверительных услуг ИКТ комитета Союза украинских предпринимателей сейчас активно обсуждается данная тема. В госсекторе роуминг между ЭДО от разных вендоров уже существует. Это Система электронного взаимодействия органов исполнительной власти (СЕВ ОВВ). Так что внедрять определенное решение только потому, что им пользуются ваши контрагенты, не целесообразно. Следует выбирать лучшее.

Удачные кейсы

Внимательно изучите сайт разработчика. Если у него есть примеры внедрения продукта, которыми можно гордиться, они обязательно будут описаны на сайте. Почитать об опыте внедрения ЭДО в других компаниях никогда не помешает.

Поддержка всех видов КЭП

Система должна поддерживать КЭП (квалифицированные электронные подписи) всех поставщиков электронных доверительных услуг. Их список можно найти на портале Министерства цифровой трансформации Украины. Регистрация и вход в систему может осуществляться с помощью логина / пароля, КЭП, защищенного токена или Mobile ID. В идеале система ЭДО должна поддерживать все варианты. Это существенно облегчает жизнь пользователям и повышает уровень безопасности.

Веб-решения

Большинство современных программных продуктов для ЭДО – веб-решения, работа в которых ведется через браузер. Они не требуют установки на устройство. Это значит, что доступ к документам у вас будет в любое время и с любого устройства в любой точке планеты, где есть возможность подключиться к Сети. Работа через браузер сейчас ведется в большинстве приложений для управления бизнес-процессами, документооборота и учета. Если вам предлагают систему ЭДО, которая существует только в десктоп-версии, стоит обратить внимание на другую.

Онсайт / онлайн

Практически все решения для электронного документооборота работают в облаке. Это может быть Amazon Web Services, Microsoft Azure или Azure Stack от "Київстар", серверы которого находятся в Украине. При этом возможность развернуть систему ЭДО on-premises, то есть на собственном сервере, может быть большим плюсом для крупных компаний. Онсайт / on-premises-версия системы предполагает возможность кастомизации и брендирования.

Мобильное приложение

Работа в системе ЭДО происходит в браузере. Тем не менее наличие приложения для смартфона / планшета добавит вам мобильности. Это просто и удобно. Даже если версия системы для мобильного устройства будет лишена части функциональности (возможности тонкой настройки), ознакомиться с документом, согласовать и подписать его в мобильном приложении будет удобнее, чем в браузере.

Возможности настройки

При выборе системы ЭДО для крупного предприятия решающим фактором может стать возможность тонкой настройки системы: создание департаментов и подразделений компании, настройка маршрутов прохождения документов, разграничение ролей и прав пользователей. Кроме того, в системе ЭДО должна быть реализована возможность последовательной или параллельной работы с документами. Если, к примеру, бухгалтер не утвердил документ и отправил его на доработку, юрист не будет тратить свое время на ознакомление с ним. Он приступит к работе только после того, как документ будет согласован предыдущей инстанцией. Наличие функций пакетной / массовой работы с документами также будет большим плюсом.

Интеграция

Чем проще интегрировать разные системы предприятия с помощью API-интерфейса, тем лучше. API есть у всех систем ЭДО, вопрос в том, какими возможностями он обладает. Кроме того, у некоторых вендоров доступ к API формально бесплатен, но за интеграцию с системами других разработчиков придется доплачивать. Существенно облегчает задачу интеграции общая платформа разработки.

Безопасность

Провайдер сколько угодно может рассказывать о надежности системы, но у него должны быть доказательства. Существуют компании, специализирующиеся на проверке программных продуктов на уязвимость. Они пытаются взламывать системы, используя все возможные сценарии хакерских атак. Такая процедура называется penetration test. И если у вендора есть документ об успешном прохождении подобного теста, значит, на продукт стоит обратить внимание. Соответствие требованиям GDPR тоже будет плюсом.

_____________________________________________
© ТОВ "ІАЦ "ЛІГА", ТОВ "ЛІГА ЗАКОН", 2020

У разі цитування або іншого використання матеріалів, розміщених у цьому продукті ЛІГА:ЗАКОН, посилання на ЛІГА:ЗАКОН обов'язкове.
Повне або часткове відтворення чи тиражування будь-яким способом цих матеріалів без письмового дозволу ТОВ "ЛІГА ЗАКОН" заборонено.

Получить полный доступ ко всем номерам и статьям издания Вы сможете оформив подписку на электронное издание БУХГАЛТЕР&ЗАКОН
Контакты редакции:
bz@ligazakon.ua