Внимание! Вы используете устаревшую версию браузера.
Для корректного отображения сайта настоятельно рекомендуем Вам установить более современную версию одного из браузеров, представленных справа. Это бесплатно и займет всего несколько минут.
Попробовать Оформить подписку
Попробовать Оформить подписку
Электронные документы и контролирующие органы
Александр Вернигора, CEO Intecracy Deals, сопредседатель ИКТ Комитета, глава подкомитета СУП по вопросам электронного документооборота и электронным доверительным услугам

Одна из основных проблем, стоящих на пути внедрения электронного документооборота в Украине, – человеческий фактор. Многих представителей бизнеса беспокоит вопрос: как относятся контролирующие органы к электронным документам? Постараюсь ответить.

Десятки тысяч украинских компаний уже перевели весь документооборот в электронный формат. Они обмениваются с контрагентами документами, подписанными с помощью квалифицированной электронной подписи (КЭП), и представляют их для проверки в контролирующие органы. Тем не менее у сотрудников бухгалтерий и юридических департаментов некоторых компаний все еще нет уверенности в легитимности электронных документов. Они опасаются, что, если в один прекрасный день на предприятие нагрянет налоговая, с электронными документами могут возникнуть проблемы. На самом деле вся правовая база Украины давно готова к электронному документообороту (далее – ЭДО), а сотрудники налоговой прекрасно осведомлены о том, как работать с документами в цифровом формате.

ЭДО в Украине

Закон № 851, регулирующий ЭДО в Украине, был принят еще в 2003 году. Это было знаковое событие в истории нашей страны. Последние правки в него внесены Законом № 2155 в январе 2020 года. После чего ушло в прошлое понятие ЭЦП (электронная цифровая подпись). Сейчас электронная подпись называется КЭП.

Существует множество других правовых актов, которые регулируют ЭДО и взаимоотношения бизнеса и налоговой. Один из них – Порядок № 557.

Согласно действующему законодательству электронные документы имеют такую же юридическую силу, как и бумажные. Это подтверждает письмо ГФСУ от 04.01.2017 г. № 30/6/99-99-15-02-02-15:

Итак, электронный документ, который составлен в соответствии с требованиями действующего законодательства и который содержит все необходимые реквизиты, имеет такую же юридическую силу, как и документ, составленный в бумажном виде.

Так что к электронному формату документов у налоговой вопросов быть не может. Главное, что необходимо помнить, чтобы избежать проблем во время проверок, – документы должны быть составлены правильно. При этом нормы составления бумажных и электронных документов ничем не отличаются. Кроме подписи.

КЭП и защищенные носители

Электронный документ должен быть подписан действительной электронной подписью, выданной Квалифицированным поставщиком электронных доверительных услуг. Сейчас таких поставщиков в Украине двадцать. Со списком можно ознакомиться на сайте Минцифры. На этом же сайте есть опция проверки целостности электронного документа и актуальности подписи. Практика показывает, что представители налоговой об этом прекрасно осведомлены, и если с электронным документом все в порядке, ни о чем не стоит волноваться.

Есть один нюанс, который вызывает вопросы у представителей бизнеса: правила хранения КЭП. А вдруг у налоговой возникнут претензии по поводу того, что ваша КЭП хранится не на защищенном носителе? Эти опасения абсолютно беспочвенны. В Законе № 2155 четко определен круг лиц, обязанных хранить КЭП только на защищенных устройствах. В основном это госслужащие, регистраторы и нотариусы. Сотрудники частных предприятий могут хранить свои КЭП на флешке. Согласно законодательству лицо, получившее КЭП, обязано надежно хранить свой электронный ключ и никому его не передавать. На предприятии можно передать право подписания тех или иных документов по доверенности от имени компании, но сотрудник, который будет подписывать документы, должен получать КЭП самостоятельно. При соблюдении этих правил претензий по поводу хранения КЭП у налоговой не возникнет.

Вместе с тем за изменениями в законодательстве следить не помешает. 31 декабря 2021 года закончится тестовый период эксплуатации усовершенствованной электронной подписи, и в Закон № 2155 будут внесены правки, регламентирующие использование КЭП на незащищенных носителях.

Остается добавить, что, хотя законодательство не требует обязательно хранить свою КЭП на защищенном от копирования аппаратном токене, дополнительные меры безопасности не помешают. Альтернативой токенам может быть Mobile Id – разновидность персональной КЭП, записанной на специальной SIM-карте смартфона.

Налоговая проверка

В случае если на предприятие приходит налоговая, любые документы могут быть представлены инспектору исключительно в электронном формате. Представитель налоговой может попросить распечатать документ и дополнительно завизировать его. Вместе с тем ни в одном нормативном акте, законе или письме ГФС нет ни слова о том, что электронные документы надо обязательно распечатывать для представления в контролирующие органы. В вашей компании вообще может не быть принтера. Так что документы для проверки можно представлять на любом цифровом носителе. В упомянутом выше письме ГФСУ от 04.01.2017 г. № 30/6/99-99-15-02-02-15 указано, что электронный документ, который составлен в соответствии с требованиями законодательства и имеет все необходимые реквизиты, обладает такой же юридической силой, как и документ в бумажном формате.

Оригинал документа

Еще один вопрос, который требует разъяснения: что считается оригиналом электронного документа? Здесь все не так, как с бумагой. Копия файла самого документа и файлов подписей к нему тоже считаются оригиналом. Скопировав на флешку весь пакет необходимых файлов, содержащих информацию о подписанном документе, и передав их налоговой, вы предоставляете оригинал – таким образом, и у вас, и у контрагента, и у налоговой будут оригиналы документа.

В соответствии с разд. VII Закона № 2155 оригиналом электронного документа считается "электронный экземпляр документа с обязательными реквизитами, в том числе с электронной подписью автора или подписью, приравненной к собственноручной подписи". Все экземпляры электронного документа, которые были отправлены нескольким адресатам или хранятся на разных электронных носителях, являются оригиналами.

Дальнейшее развитие

В законодательстве остаются моменты, требующие доработки. Они не критичны, но внесение абсолютной ясности во все аспекты ЭДО будут способствовать его массовому внедрению. Один из примеров: дата создания документа. Подписанный электронный документ содержит как информацию о дате создания, так и метки времени, фиксирующие момент подписания документа сторонами. Возникает вопрос: какой момент времени контролирующие органы будут считать временем создания?

Прецедентов, когда разница во времени между датой создания и датой подписания вызывала вопросы у налоговой, еще не было. Все прекрасно понимают, что между датой создания документа и датой его подписания всеми сторонами могут пройти недели. Тем не менее наличие разных меток времени на электронном документе некоторых пугает. Какой именно момент считать датой поставки услуг – пока еще не вполне понятно.

Очередной проект изменений в НКУ уже находится на рассмотрении в Верховной Раде, который предусматривает внесение изменений в ст. 187 НКУ (п. 1, пп."б"):

Для документов, составленных в электронной форме в соответствии с требованиями Закона Украины "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине", датой оформления электронного документа, удостоверяющего факт поставки услуг плательщиком налога, считается дата составления такого электронного документа.

Резюме статьи

Бумажные документы, а с ними и собственноручные подписи и мокрые печати, уходят в прошлое. Электронный документооборот – это неизбежность. Изобретенная почти две тысячи лет назад бумага исчерпала себя как носитель информации, и чем раньше украинские компании адаптируются к новым реалиям, тем быстрее они повысят эффективность своего бизнеса и сократят расходы и время на обработку документов. А мимоходом и об экологии позаботятся: производство бумаги – одна из трех самых "грязных" технологий.

_____________________________________________
© ТОВ "ІАЦ "ЛІГА", ТОВ "ЛІГА ЗАКОН", 2021

У разі цитування або іншого використання матеріалів, розміщених у цьому продукті ЛІГА:ЗАКОН, посилання на ЛІГА:ЗАКОН обов'язкове.
Повне або часткове відтворення чи тиражування будь-яким способом цих матеріалів без письмового дозволу ТОВ "ЛІГА ЗАКОН" заборонено.

Получить полный доступ ко всем номерам и статьям издания Вы сможете оформив подписку на электронное издание БУХГАЛТЕР&ЗАКОН
Контакты редакции:
bz@ligazakon.ua