Внимание! Вы используете устаревшую версию браузера.
Для корректного отображения сайта настоятельно рекомендуем Вам установить более современную версию одного из браузеров, представленных справа. Это бесплатно и займет всего несколько минут.
Попробовать Оформить подписку
Попробовать Оформить подписку
Штатное расписание: особенности составления и утверждения
Инна Журавская, консультант по вопросам налогообложения и оплате труда

Штатное расписание – документ, определяющий структуру штатного состава работников предприятия (учреждения, организации), наименование профессий (должностей), численность персонала и оклады по каждой профессии (должности).

Законодательство не содержит прямого предписания о том, что работодатель должен обязательно иметь штатное расписание. Но практика показывает, что без этого кадрового документа работодателю не обойтись. Именно штатное расписание позволяет определить перечень всех должностей и профессий работников, необходимых работодателю, в т. ч. вакантных должностей, а также исчислять статистические показатели по численности работников. Итак, более подробно рассмотрим особенности составления и утверждения штатного расписания.

Содержание штатного расписания

На основании ст. 64 ХКУ предприятие самостоятельно определяет свою организационную структуру, устанавливает численность работников и штатное расписание. Оно составляется в целом по предприятию (учреждению, организации) и утверждается ежегодно на каждый календарный год до его начала, с учетом изменений, внесенных в штатное расписание в текущем году.

Форма штатного расписания утверждена приказом Министерства финансов Украины от 28.01.2002 г. № 57 только для предприятий, учреждений и организаций, финансируемых из бюджета. При этом ее можно взять за образец и предприятиям (учреждениям, организациям) небюджетной сферы.

В штатном расписании указываются:

№ п/п структурного подразделения. Должности отдельно в штатном разделе не нумеруются;

название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой предприятия (например, "Адміністративно-господарський відділ", "Фінансовий відділ", "Бухгалтерія", "Відділ кадрів", "Відділ маркетингу");

название должности и код в соответствии с Классификатором профессий, в т. ч. по основным работникам, совместителям, а также касательно вакантных должностей.

Обратите внимание: неправильное название должности или неправильный код в штатном расписании может стать причиной неправильных записей в документах при приеме на работу работников (в приказе о приеме на работу, в личной карточке работника (форма № П-2), в отчетности по ЕСВ (приложение 5 к Расчету), в статистической отчетности и т. д.;

количество штатных должностей по каждой должности отдельно или по группе штатных единиц;

должностной оклад (тарифная ставка), надбавки и доплаты. Обратите внимание: эти показатели не устанавливаются в штатном расписании, а указываются на основании коллективного договора, трудовых договоров, положения об оплате труда, других локальных документов. Для работников со сдельной системой оплаты труда можно не указывать размер их оплаты труда, а фиксировать количество штатных единиц (см. письмо Минсоцполитики от 28.12.2016 г. № 1812/0/101-16/284). Размеры надбавок и доплат указываются в том случае, если они носят постоянный характер;

фонд заработной платы в месяц – с учетом суммы должностного оклада (тарифной ставки), а также надбавок и доплат для каждой должности или группы штатных единиц работников по соответствующей должности.

В строке "Разом по підприємству" фиксируется общий показатель соответствующей графы.

При разработке штатного расписания следует учитывать:

– требования нормативно-правовых актов – КЗоТ, Закона об оплате труда, Классификатора профессий и др.;

– локальные документы работодателя – коллективный договор, структуру и численность (если она утверждена отдельно), положение об оплате труда, должностные инструкции, другие документы.

В штатном расписании предприятия (учреждения, организации) названия должностей указываются с учетом квалификационных категорий, разрядов, классов, предусмотренных соответствующими квалификационными характеристиками (см. письмо Минсоцполитики Украины от 28.12.2016 г. № 1812/0/101-16/284).

Штатное расписание утверждается собственником или уполномоченным им органом до начала календарного года.

Изменения в штатное расписание

При необходимости в течение года в штатное расписание могут вноситься изменения – например, в связи с введением или сокращением штатных единиц, названий должностей, размеров должностных окладов и пр.

Изменения в штатное расписание вносятся приказом работодателя с указанием причины их внесения.

Вступление в силу обновленного штатного расписания должно происходить в такие сроки, чтобы были соблюдены требования ст. 32 КЗоТ о предупреждении работника не позднее чем за 2 месяца в случае изменения существенных условий труда, в частности, системы и размера оплаты труда, изменения разрядов и наименования должностей и т. п.

Изменения в штатное расписание можно вносить путем:

– утверждения приказом нового штатного расписания. При этом указать (как пример):

"Затвердити та ввести в дію з 1 липня 2021 року штатний розпис ТОВ "Фаворит" у новій редакції, яка додається";

– издания приказа о внесении изменений в штатное расписание. При этом указать (как пример):

"Унести з 1 липня 2021 року до штатного розпису ТОВ "Фаворит", затвердженого наказом від____ №__, такі зміни:

увести до відділу збуту дві штатні одиниці "Організатор із збуту" (код 3419) з посадовим окладом 15000 грн на місяць".

Обязательно следует указывать в приказах дату, с которой начинает действовать новое или измененное штатное расписание, ведь дата приказа не всегда приводит в силу изменения. Это может быть дата издания приказа или другая дата, зафиксированная в нем. Как правило, вступление в силу изменений определяется с начала календарного месяца.

Предпосылкой приема на работу работника является наличие вакантной штатной единицы в штатном расписании по соответствующей профессии (должности) с определением разряда (категории). А прием на работу работников должен происходить согласно штатному расписанию и должностному окладу, определенному этим штатным расписанием (см. письмо Минсоцполитики от 13.09.2019 г. № 1127/0/204-19).

Особое внимание на штатное расписания обращает и Гоструда в ходе проверок и при отсутствии штатного расписания может применить штраф в размере 1 минимальной заработной платы (ст. 265 КЗоТ). А Минсоцполитики в письме от 17.06.2008 г. № 165/06/186-08 категорически подчеркивало, что при отсутствии штатного расписания работодатель может нести административную ответственность согласно ч. 1 ст. 41 КУоАП в виде штрафа от 30 до 100 НМДГ ( от 510 до 1700 грн).

Образец

1. ХКУХозяйственный кодекс Украины от 16.01.2003 г. № 436-IV.

2. КЗоТКодекс законов о труде Украины от 10.12.71 г.

3. КУоАПКодекс Украины об административных правонарушениях от 07.12.84 г. № 8073-X.

4. Закон об оплате трудаЗакон Украины "Об оплате труда" от 24.03.95 г. № 108/95-ВР.

5. Классификатор профессий – Национальный классификатор Украины ДК 003:2010 "Классификатор профессий", утвержденный приказом Госпотребстандарта Украины от 28.07.2010 г. № 327.

6. Расчет – Налоговый расчет сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу плательщиков налогов – физических лиц, и сумм удержанного с них налога, а также сумм начисленного единого взноса, форма которого утверждена приказом Минфина от 13.01.2015 г. № 4.

_____________________________________________
© ТОВ "ІАЦ "ЛІГА", ТОВ "ЛІГА ЗАКОН", 2021

У разі цитування або іншого використання матеріалів, розміщених у цьому продукті ЛІГА:ЗАКОН, посилання на ЛІГА:ЗАКОН обов'язкове.
Повне або часткове відтворення чи тиражування будь-яким способом цих матеріалів без письмового дозволу ТОВ "ЛІГА ЗАКОН" заборонено.

Получить полный доступ ко всем номерам и статьям издания Вы сможете оформив подписку на электронное издание БУХГАЛТЕР&ЗАКОН
Контакты редакции:
bz@ligazakon.ua