Внимание! Вы используете устаревшую версию браузера.
Для корректного отображения сайта настоятельно рекомендуем Вам установить более современную версию одного из браузеров, представленных справа. Это бесплатно и займет всего несколько минут.
Спробувати Оформити передплату
Спробувати Оформити передплату
У закордонне відрядження на авто: які витрати компенсують
Світлана Лістрова, бухгалтер-експерт, ЛІГА:ЗАКОН

Інколи підприємство відряджає керівних працівників за кордон для проведення переговорів. Які особливості відшкодування витрат на закордонне відрядження на службовому авто та чи є нюанси оподаткування? Чи може керівник підприємства направити працівника в закордонне відрядження на особистому авто та які витрати можна відшкодувати? Чи може працівник у закордонному відрядженні придбати товарно-матеріальні цінності?

За традицією спочатку звернімося до норм Інструкції № 59 (хоча вона й не стосується госпрозрахункових підприємств, Мінфін і ДФС майже в усіх роз'ясненнях щодо витрат у відрядженні посилаються саме на її положення). Також проаналізуймо вимоги інших нормативно-правових актів, які визначають особливості використання іноземної валюти в закордонному відрядженні.

Для яких витрат, пов'язаних із обслуговуванням службового автомобіля, можна використовувати іноземну валюту в закордонному відрядженні?

Згідно з п. 12 розд. ІІІ Інструкції № 59 у разі відрядження за кордон на службовому автомобілі відшкодовують:

• витрати на пально-мастильні матеріали (з урахуванням встановлених норм за 1 кілометр пробігу відповідно до затвердженого маршруту, який визначено наказом (розпорядженням) керівника підприємства);

• інші витрати, пов'язані з техобслуговуванням, стоянкою й паркуванням службового автомобіля;

• збори за проїзд ґрунтовими, шосейними дорогами та водними переправами.

На те, що готівкову іноземну валюту з поточних рахунків юросіб можна використовувати для забезпечення експлуатаційних витрат, пов'язаних із обслуговуванням транспортних засобів за кордоном, вказує й п. 3.1 Правил № 200.

Відповідно до п. 8.3 Інструкції № 492 кошти з поточного рахунка в іноземній валюті юрособи й фізособи – підприємця може бути використано за допомогою електронного платіжного засобу тільки за межами України для:

одержання готівки для оплати витрат на відрядження;

здійснення розрахунків у безготівковій формі за межами України, пов'язаних із витратами на відрядження;

• проведення витрат представницького характеру;

• оплати експлуатаційних витрат, які стосуються утримання автотранспортних засобів за межами України (сюди можна зарахувати й пально-мастильні матеріали).

Утримання транспортного засобу – це забезпечення державної реєстрації, додержання умов безпечності технічного та санітарного стану, проведення обов'язкового технічного контролю, своєчасного виконання технічного обслуговування й ремонту, охорони, передання транспортного засобу та його швидкозношуваних складників на утилізацію або видалення відповідно до законодавства (пп. 26 п. 6 Правил № 550).

Отже, у разі використання службового автомобіля в закордонному відрядженні на підставі підтвердних документів відшкодовують витрати на придбання пального; на техобслуговування й ремонт авто; на оплату стоянки та паркування, проїзду ґрунтовими, шосейними дорогами й переправами.

Чи треба відшкодовувати витрати, пов'язані зі страхуванням цивільної відповідальності, у разі використання транспортних засобів у закордонному відрядженні?

Витрати на страхування, пов'язані з використанням автомобіля в закордонному відрядженні, відшкодовують і не оподатковують:

якщо це обов'язкове страхування або інші документально оформлені витрати, пов'язані з правилами в'їзду й перебування в місці відрядження;

у разі страхування цивільної відповідальності відрядженої особи, яка використовує транспортні засоби в закордонному відрядженні (пп. "а" пп. 170.9.1 ПКУ).

У якій валюті видавати аванс на закордонне відрядження в разі використання службового автомобіля підприємства?

Відрядженого за кордон працівника забезпечують авансом:

• у гривнях – для видатків за час проїзду територією України;

• в іноземній валюті – для витрат за кордоном.

На цьому наголошує й Мінфін у листі від 21.05.2014 р. № 31-07250-06-29/12181. Таким чином, на проїзд територією України, у тому числі для витрат на пальне, має бути видано гривневий аванс, а на витрати за кордоном – аванс в іноземній валюті.

На підставі яких документів списувати вартість пально-мастильних матеріалів, використаних у закордонному відрядженні?

Якщо працівника направляють у закордонне відрядження на службовому авто, керівник може визначити маршрут його руху. Також з метою списання фактичних витрат на пальне доцільно оформлювати подорожній лист за формою, затвердженою наказом керівника підприємства.

Як розраховувати витрати пального? Коли йдеться про списання пального, ДФС завжди посилається на Норми № 43 (листи від 22.11.2016 р. № 12487/З/99-99-13-01-02-14, від 20.01.2017 р. № 1186/6/99-99-15-02-02-15)). Якщо ж витрати пального перевищують ті, що встановлено Нормами № 43, податківці розглядають суми перевищення (над встановленими нормативами) як використання пального в негоспдіяльності.

Проте суди досить часто вирішують справи на користь підприємств, коли податківці донараховують податкові зобов'язання у зв'язку з незастосуванням Норм № 43. Так, ВАСУ в ухвалі від 16.02.2016 р. № К/800/49593/15 зробив такі висновки:

наказ, яким затверджено Норми № 43, не має імперативного характеру для підприємства, у зв'язку з чим не може бути обов'язковим під час визначення бази об'єкта оподаткування;

не існує обмежень для формування витрат і податкового кредиту, а також застереження щодо неможливості зарахування до складу фактичних витрат на паливо частини, що перевищує нормативи витрат згідно з Нормами № 43;

списання палива на підприємстві повинно бути обов'язково врегульовано внутрішніми наказами на підприємстві й підтверджено відповідними розрахунками;

для списання палива підприємство має розробити внутрішні документи, які встановлюють норми його витрат з урахуванням усіх технічних характеристик автомобілів, експлуатаційних норм та інших чинників.

Іншим рішенням (ухвала від 13.04.2016 р. № К/800/64715/13 у справі № 805/10769/13-а) ВАСУ:

скасував податкову консультацію, у якій ДФС наполягала на обов'язковому застосуванні Норм № 43, аргументуючи свою позицію, зокрема, тим, що наказ, яким затверджено ці Норми, не пройшов держреєстрацію в Мін'юсті;

зауважив, що Норми № 43 призначено для планування потреб підприємств у пально-мастильних матеріалах, контролю за витратами та для розробки питомих норм витрат палива.

Працівник перебував у закордонному відрядженні на службовому авто, але після закінчення його строку затримався на кілька днів (оформив відпустку). Чи можна списати на витрати вартість пального, використаного під час його повернення з-за кордону на місце постійної роботи, якщо строк відрядження закінчився ще тиждень тому?

Якщо працівник повертається на службовому авто в Україну після закінчення строку відрядження, витрати на використані пально-мастильні матеріали жодним чином не пов'язані ні з відрядженням, ні з господарською діяльністю підприємства.

Отже, працівнику не можна компенсувати витрати, пов'язані з експлуатацією службового авто, якщо їх здійснено після завершення відрядження. Ба більше, постає питання про те, на якій підставі працівник узагалі використовував службове авто під час своєї відпустки.

Чи може директор підприємства придбати матцінності в закордонному відрядженні?

У розрахунках між резидентами та нерезидентами в межах торговельного обороту як засіб платежу використовують іноземну валюту та грошову одиницю України – гривню. Проте такі розрахунки може бути здійснено лише через уповноважені банки в порядку, установленому НБУ (ст. 7 Декрету № 15-93).

За недотримання цієї норми передбачено штраф у розмірі, еквівалентному сумі валютних цінностей, які було використано під час розрахунків, перерахованій у валюту України за обмінним курсом НБУ на день здійснення таких розрахунків (абз. 6 п. 2 ст. 16 Декрету № 15-93).

Чинне законодавство забороняє придбавати товарно-матеріальні цінності в закордонному відрядженні для потреб підприємства. При цьому форма оплати (готівкова чи з використанням платіжної картки) не має значення.

Чи дозволено використовувати особисте авто працівника для закордонного відрядження та чи можна в цьому випадку відшкодувати витрати на придбання пального?

Відповідно до п. 3.1 Правил № 200 юрособи-резиденти, у яких є власні транспортні засоби (оренда, фрахт), мають право використовувати готівкову іноземну валюту з поточних рахунків для забезпечення експлуатаційних витрат, пов'язаних із обслуговуванням транспортних засобів за кордоном.

З цієї норми можна зробити висновок, що готівкову інвалюту дозволено використовувати тільки для витрат, пов'язаних із експлуатацією власного авто підприємства чи орендованого ним.

ДФС вважає, що відшкодовані працівнику витрати на придбання пального у зв'язку з використанням ним власного автомобіля під час виконання службових обов'язків є додатковим благом, що підлягає оподаткуванню ПДФО та військовим збором (роз'яснення з розділу 103.02 модуля БАЗА ПОДАТКОВИХ ЗНАНЬ).

Отже, якщо договір оренди автомобіля працівника не оформлено, підстав використовувати інвалюту на придбання пального для заправки особистого авто у закордонному відрядженні немає.

Також на цю тему читайте статті:

"Відрядження в межах України та за кордон: організаційні питання";

"Добові на відрядження в межах України: скільки можна й коли оподатковувати";

"Відрядження в межах України: витрати на проїзд і найм житла";

"Відрядження в межах України на авто: важливі "дрібниці";

"Використання корпоративної платіжної картки у відрядженні";

"Використання особистої платіжної картки працівника у відрядженні";

"Закордонні добові: як розраховувати й виплачувати".

1. ПКУПодатковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755-VI.

2. Декрет № 15-93Декрет Кабміну "Про систему валютного регулювання і валютного контролю" від 19.02.93 р. № 15-93.

3. Правила № 200 – Правила використання готівкової іноземної валюти на території України, затверджені постановою Правління Нацбанку від 30.05.2007 р. № 200.

4. Інструкція № 492 – Інструкція про порядок відкриття, використання і закриття рахунків у національній та іноземних валютах, затверджена постановою Правління Нацбанку від 12.11.2003 р. № 492.

5. Інструкція № 59 – Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59.

6. Правила № 550 – Правила експлуатації колісних транспортних засобів, затверджені наказом Мінінфраструктури від 26.07.2013 р. № 550.

7. Норми № 43 – Норми витрат палива і мастильних матеріалів на автомобільному транспорті, затверджені наказом Мінтрансу від 10.02.98 р. № 43.

_____________________________________________
© ТОВ "ІАЦ "ЛІГА", ТОВ "ЛІГА ЗАКОН", 2018

У разі цитування або іншого використання матеріалів, розміщених у цьому продукті ЛІГА:ЗАКОН, посилання на ЛІГА:ЗАКОН обов'язкове.
Повне або часткове відтворення чи тиражування будь-яким способом цих матеріалів без письмового дозволу ТОВ "ЛІГА ЗАКОН" заборонено.

Мати доступ до номерів і всіх статей видання Ви зможете за умови передплати на електронне видання БУХГАЛТЕР&ЗАКОН
Контакти редакції:
bz@ligazakon.ua