Внимание! Вы используете устаревшую версию браузера.
Для корректного отображения сайта настоятельно рекомендуем Вам установить более современную версию одного из браузеров, представленных справа. Это бесплатно и займет всего несколько минут.
Спробувати Оформити передплату
Спробувати Оформити передплату
Облік у роздрібній торгівлі: порядок документообігу
Ніна Дьяконова, консультант з бухгалтерського обліку та оподаткування

Документам у роздрібній торгівлі варто приділяти пильну увагу, оскільки зазвичай контролери перевіряють їх дуже ретельно. У цій статті видання БУХГАЛТЕР&ЗАКОН розповість, на чому потрібно закцентувати під час оформлення первинної документації в роздробі.

Оприбуткування товару

Склад документів, які оформляють під час оприбуткування товару, передусім залежить від умов доставки товару до магазину. Зазвичай такий товар доставляють до магазину автомобільним транспортом. У цьому разі оформляють товарно-транспортну накладну (далі – ТТН).

Варто зауважити, що визначення ТТН, наведене в розд. 1 Правил № 363, з 12.07.2019 було змінено. Згідно із зазначеною нормою ТТН – єдиний для всіх учасників транспортного процесу документ, призначений для обліку товарно-матеріальних цінностей на шляху їх переміщення, розрахунків за перевезення вантажу та обліку виконаної роботи, та є одним із документів, який можна використовувати для списання товарно-матеріальних цінностей, оприбуткування, складського, оперативного й бухгалтерського обліку, що може бути складений у паперовій і/або електронній формі та має містити обов'язкові реквізити, передбачені цими Правилами.

Як бачимо, за новими правилами ТТН можна оформляти й в електронному вигляді. Таку ТТН підписує за допомогою електронного підпису водій та/або експедитор, відповідальні особи вантажовідправника, вантажоодержувача.

Створення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, оброблення, використання, знищення ТТН в електронному вигляді здійснюють відповідно до Закону № 851 і Закону № 2155. У разі оформлення ТТН в електронному вигляді супровідні документи додають також в електронній формі (п. 11.1 Правил № 363).

Під час оформлення ТТН у паперовій формі суб'єкт господарювання може:

1) використовувати форму, наведену в додатку 7 до Правил № 363;

2) оформити документ у довільній формі за умови наявності в ТТН інформації про:

– назву документа,

– дату й місце його складання,

– найменування (прізвище, ім'я, по батькові) перевізника та/або експедитора, замовника, вантажовідправника, вантажоодержувача,

– найменування та кількість вантажу, його основні характеристики й ознаки, які дають можливість однозначно ідентифікувати цей вантаж,

– автомобіль (марка, модель, тип, реєстраційний номер), причіп/напівпричіп (марка, модель, тип, реєстраційний номер),

– пункти навантаження й розвантаження із зазначенням повної адреси, посади, прізвища та підписів відповідальних осіб вантажовідправника, вантажоодержувача, водія та/або експедитора.

Під час складання ТТН у паперовій формі супровідні документи додають у паперовій формі за підписом відповідальних осіб (п. 11.1 Правил № 363).

ТТН є основним документом на перевезення вантажів, і раніше на необхідність її наявності звертали увагу офіційні органи (див. листи Мінінфраструктури України від 11.03.2014 р. № 2455/25/10-14, від 28.05.2014 р. № 5615/25/10-14, ДФСУ від 29.10.2015 р. № 22911/6/99-99-19-02-02-15, від 15.01.2016 р. № 621/6/99-99-19-02-02-15).

Нині податківці не ризикують відповідати на питання про обов'язковість наявності ТТН для підтвердження права на витрати й направляють за відповіддю до Мінфіну (див. ІПК ДФСУ від 10.04.2018 р. № 1513/6/99-99-15-02-02-15/ІПК, від 23.06.2018 р. № 2801/6/99-99-15-02-01-15/ІПК, від 01.02.2019 р. № 355/6/99-99-15-02-02-15/ІПК, від 11.05.2019 р. № 2092/6/99-99-15-02-02-15/ІПК, від 05.06.2019 р. № 2547/6/99-99-15-02-02-15/ІПК).

При цьому податківці зазначають, що ТТН, складена в передбачених законодавством випадках:

– підтверджує факт надання послуг із перевезення товарів;

– є одним із додаткових документальних свідчень реальності здійснення господарської операції з постачання товарів.

У разі отримання товару в інший спосіб для підтвердження факту реальності здійснення господарської операції у платника податків повинні бути наявні інші первинні документи, що свідчать про транспортування товару до місця призначення (див. ІПК ДФСУ від 19.02.2018 р. № 654/6/99-99-14-03-03-15/ІПК, від 17.04.2019 р. № 1637/6/99-99-15-03-02-15/ІПК).

Зауважимо, що ТТН не потрібно оформляти й у разі автомобільних перевезень у ситуації, коли покупець придбаває товар у постачальника на умовах EXW "Франко-завод". Тоді товар переходить у власність покупця на території постачальника, і покупець його вже перевозить власним транспортом. Водій при цьому зобов'язаний мати при собі документи, зазначені в п. 2 Переліку № 207, до яких ТТН не входить. Те, що в такому разі оформляти ТТН необов'язково, підтверджувало раніше й Мінінфраструктури України в листі від 28.05.2014 р. № 5615/25/10-14.

Видаткова накладна за наявності ТТН обов'язково потрібна лише в тому випадку, коли в ТТН немає можливості перелічити всі найменування вантажу. Тоді до ТТН замовник додає документ довільної форми з обов'язковим зазначенням відомостей про вантаж (графи 1 – 10 ТТН). При цьому в ТТН зазначають, що до неї додають як товарний розділ документ у паперовій або електронній формі, без якого ТТН уважають недійсною і її не можна використовувати для розрахунків із замовником (п. 11.6 Правил № 363). Як таке доповнення можна використовувати й видаткову накладну.

Після внесення змін до наведеного в Правилах № 363 визначення ТТН деякі фахівці стали стверджувати, що наявності однієї ТТН недостатньо для підтвердження факту придбання ТМЦ і необхідно додатково оформляти ще й видаткову накладну. Нам такий підхід видається помилковим, оскільки ТТН є повноцінним первинним документом, що підтверджує господарську операцію з переміщення товару. Адже цей документ відповідає всім ознакам первинного документа із ч. 2 ст. 9 Закону № 996 та п. 2.4 Положення № 88. Водночас обережні платники з метою підстрахування можуть оформити додатково до ТТН ще й видаткову накладну, але повторимо, що це не є обов'язковим.

Якщо ж ТТН не оформляють (наприклад, під час доставки товару на умовах EXW), то для перевезення й оприбуткування товару потрібно скласти видаткову накладну.

У ситуації, коли товари надходять на склад, матеріально відповідальна особа може також виписати прибутковий ордер форми № М-4, затверджений наказом Мінстату України від 21.06.96 р. № 193, або акт приймання. Про це сказано в п. 2.1 Методрекомендацій № 157. Там само йдеться про те, що згідно з установленим графіком документообігу матеріально відповідальні особи повинні здавати до бухгалтерії товарні звіти, до яких додають усі прибуткові та видаткові документи. Форму товарного звіту наведено в додатку 6 до Методрекомендацій № 157. Його прибуткову частину заповнюють на підставі прибуткових документів, а видаткову – на підставі Z-звітів, розрахункових квитанцій і поворотних накладних.

Товарний звіт складають у двох примірниках: перший примірник із документами, що додають до нього, здають до бухгалтерії; другий залишається в матеріально відповідальної особи. Обидва примірники підписує матеріально відповідальна особа.

Сертифікати на товар

Після втрати чинності Декретом № 46-93 (з 01.01.2018) державну систему обов'язкової сертифікації було скасовано. У зв'язку із цим із 16.03.2018 було скасовано й Перелік № 28.

Водночас є деякі сфери діяльності, у яких сертифікацію застосовують. Зокрема, такі вимоги Законом № 2496 запроваджено з 02.08.2019 щодо органічної продукції.

Переміщення, зберігання та реалізація маркованої органічної продукції суб'єктами господарювання, які займаються роздрібною торгівлею, не підлягають сертифікації (ч. 1 ст. 27 Закону № 2496). Але! Особи, які реалізують продукцію, марковану як органічна, несуть відповідальність за введення в обіг або реалізацію продукції без сертифіката, що засвідчує відповідність процесу виробництва продукції та/або її обігу вимогам законодавства у сфері органічного виробництва, обігу та маркування органічної продукції чи вимогам законодавства держави походження такої продукції (пп. 1 ч. 3 ст. 40 Закону № 2496).

За таке порушення передбачено штраф, який накладають на юридичних осіб у розмірі восьми мінімальних зарплат (у 2019 році – 33384 грн), а на фізичних осіб – підприємців – у розмірі п'яти мінімальних зарплат (у 2019 році – 20865 грн). Тому факт наявності сертифіката у виробника органічної продукції роздрібному продавцеві потрібно перевірити. А втім, на сьогодні немає підзаконних нормативних актів у цій сфері, а отже отримати сертифікат виробникові майже неможливо, а ось відповідальність формально вже діє.

Цінники на товар

Порядок заповнення цінників на товар регламентує Інструкція № 2, п. 5 якої передбачає, що ціни повинні фіксуватися в реєстрі роздрібних цін. У ньому зазначають: назву товару, артикул, марку, тип, оптову відпускну ціну (ціну постачальника) з посиланням на документ, що її засвідчує, розмір торговельної надбавки, установлену роздрібну ціну.

Ціни продажу з метою інформування покупців за Інструкцією № 2 можуть бути зазначені в роздрібній торгівлі на:

– ярликах цін (цінниках), наведених на зразках товарів;

– покажчиках цін (аналог прейскуранта);

– товарних ярликах;

– етикетках підприємств-виробників;

– упаковці, у якій продається товар;

– безпосередньо на самому товарі, якщо позначення ціни не пошкоджує його товарний вигляд і не знижує якість товару.

Якщо підприємство приймає рішення про зазначення цін на цінниках або покажчиках цін, то в них обов'язково повинна бути вказана така інформація (п. 7 Інструкції № 2, див. табл.).

Таблиця

№ з/п

Вид товару

Інформація на ціннику або покажчику цін

Непродовольчі товари

1

Товари із цінами, установленими залежно від сортності

Назва товару, сорт, ціна за одиницю або одиницю розфасовки

2

Товари із цінами, що не залежать від сортності

Назва товару, ціна за одиницю

3

Дрібні штучні товари

Назва товару, вага або місткість, ціна за штуку або одиницю упаковки

Продовольчі товари

4

Вагові товари

Назва товару, сорт, ціна за 1 кг або 100 г

5

Товари чи напої, що продаються на розлив

Назва товару чи напою, сорт, ціна за одиниці місткості або ваги

6

Штучні товари чи напої в пляшках

Назва товару чи напою, сорт, вага або місткість, ціна за штуку

7

Товари, що розфасовані

Назва товару, сорт, ціна за 1 кг або 100 г, вага одиниці розфасовки, ціна за одиницю розфасовки

Ярлики цін (цінники), прейскуранти цін на куповані товари, покажчики цін обов'язково підписує працівник, відповідальний за формування, установлення або застосування цін, із зазначенням дати підписання (п. 9 Інструкції № 2).

Водночас на підприємствах роздрібної торгівлі, які під час розрахунків із споживачами застосовують сучасну технологію автоматизованої ідентифікації товарів за їх штриховими кодами, а значення цін товарів зберігається в пам'яті реєстратора розрахункових операцій (далі – РРО) або комп'ютера, підписувати ярлики цін (цінники) з датою необов'язково. У відділах і секціях торговельних залів таких підприємств у доступному для споживачів місці має бути прейскурант цін, підписаний працівником, відповідальним за формування, установлення або застосування цін, із зазначенням дати підписання.

У пересувній дрібнороздрібній торговельній мережі ярлики цін (цінники), прейскуранти цін на куповані товари, покажчики цін обов'язково підписує працівник, відповідальний за формування, установлення або застосування цін, із зазначенням дати підписання (п. 10 Інструкції № 2).

До інших способів позначення ціни особливі вимоги не висувають, тому суб'єкти господарювання мають право вказувати на етикетках, товарних ярликах та упаковці будь-яку інформацію, що інформує покупця про ціну на товар, у тому числі й одну лише ціну.

Немає спеціальних вимог й до оформлення таких документів, тому ними можуть бути і ярлики-липучки, напис на товарі, зроблений фломастером або ручкою, але тільки не олівцем.

В особливому порядку ціни позначають у разі уцінки товарів, у тому числі за часткової втрати їх якостей (п. 11 Інструкції № 2), а також під час продажу комісійних товарів (див. Правила № 37).

Серед інших нюансів оформлення цінників варто зазначити те, що ціни мають бути зазначені з урахуванням ПДВ та інших непрямих податків (ч. 3 ст. 15 Закону № 1023). Проте окремого виділення суми ПДВ у цінниках не потрібно (див. лист Мінекономіки України від 17.01.2001 р. № 55-38/15).

Документи на вибуття товару

Документальне оформлення операцій із вибуття товарів залежить насамперед від форми розрахунків за проданий товар. Більшість суб'єктів господарювання в роздрібній торгівлі зобов'язані застосовувати РРО. Так, суб'єкти господарювання, що здійснюють розрахункові операції в готівковій і/або в безготівковій формі (із застосуванням платіжних карток, платіжних чеків, жетонів тощо) під час продажу товарів (надання послуг) у сфері торгівлі, зобов'язані проводити розрахункові операції на повну суму покупки (надання послуги) через зареєстровані, опломбовані у встановленому порядку та переведені у фіскальний режим роботи РРО з роздрукуванням відповідних розрахункових документів (ч. 1 ст. 3 Закону № 265/95).

Винятки у сфері роздрібної торгівлі є лише для продавців, фізичних осіб – підприємців, платників єдиного податку першої групи, а також платників єдиного податку другої – четвертої груп, незалежно від обраного виду діяльності, обсяг доходу яких протягом календарного року не перевищує 1000000 грн (п. 6 ст. 9 Закону № 265/95, п. 296.10 ПКУ). При цьому такі особи не повинні продавати технічно складні побутові товари, що підлягають гарантійному ремонту (див. Перелік № 231), а також лікарські засоби й вироби медичного призначення.

Крім того, відповідно до п. 14.19 Закону № 2346 суб'єкти господарювання зобов'язані забезпечувати можливість здійснення держателями електронних платіжних засобів (далі – ЕПЗ) розрахунків за продані товари (надані послуги) з використанням ЕПЗ не менше ніж три платіжні системи, однією з яких є багатоемітентна платіжна система, платіжною організацією якої є резидент України.

Електронний платіжний засіб – платіжний інструмент, який надає його держателю можливість за допомогою платіжного пристрою отримати інформацію про належні держателю кошти та ініціювати їх переказ.

(п. 1.14 Закону № 2346)

Нині це здебільшого банківські платіжні картки.

Платіжний пристрій – технічний пристрій (банківський автомат, платіжний термінал, програмно-технічний комплекс самообслуговування тощо), який дає змогу користувачеві здійснити операції з ініціювання переказу коштів, а також виконати інші операції згідно з функціональними можливостями цього пристрою.

(п. 1.322 Закону № 2346)

Зазвичай на практиці ці функції виконують платіжні термінали.

Обов'язок суб'єктів господарювання забезпечити можливість використання ЕПЗ під час здійснення розрахунків за продані товари (надані послуги) відповідно до законодавства випливає також із ч. 2 ст. 17 Закону № 1023 і п. 21 Порядку № 833. Випадки, коли використовувати платіжні термінали необов'язково, наведено в п. 2 Постанови № 878.

Отже, суб'єкти господарювання зобов'язані у визначених законодавством випадках використовувати РРО й установити платіжні термінали для приймання банківських платіжних карток. Розрахунковим документом при цьому є фіскальний чек РРО та квитанція (сліп) платіжного термінала. Перелік обов'язкових реквізитів, які мають бути вказані в чеку РРО, наведено в Положенні № 13.

Суб'єкти, зазначені в ст. 9 Закону 265/95, мають право не застосовувати під час розрахунків із покупцями РРО, але зобов'язані видавати покупцям розрахунковий документ (ч. 11 ст. 8 Закону № 1023, п. 22 Порядку № 833). Конкретної форми такого документа немає, зазвичай для цих цілей використовують товарний чек. Під час проведення розрахунків із покупцями через касу з оформленням прибуткових касових ордерів видають квитанцію до такого ордера (див. Положення № 148).

Також на цю тему читайте статті:

"Податковий облік у роздрібній торгівлі";

"Бухгалтерський облік у роздрібній торгівлі";

"Облік у роздрібній торгівлі: проблемні ситуації";

"Облік гарантійних зобов'язань у роздрібній торгівлі";

"Облік гарантійних ремонтів і заміни товарів у роздрібній торгівлі";

"Роздрібна торгівля тютюном й алкогольними напоями: як організувати роботу";

"Повернення товарів у роздрібній торгівлі: особливості обліку та використання РРО".

1. ПКУПодатковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755-VI.

2. Закон № 851Закон України "Про електронні документи та електронний документообіг" від 22.05.2003 р. № 851-IV.

3. Закон № 996Закон України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" від 16.07.99 р. № 996-XIV.

4. Закон № 2496Закон України "Про основні принципи та вимоги до органічного виробництва, обігу та маркування органічної продукції" від 10.07.2018 р. № 2496-VІІІ.

5. Закон № 1023Закон України "Про захист прав споживачів" від 12.05.91 р. № 1023-XII.

6. Закон № 2155Закон України "Про електронні довірчі послуги" від 05.10.2017 р. № 2155-VIII.

7. Закон № 2346Закон України "Про платіжні системи та переказ коштів в Україні" від 05.04.2001 р. № 2346-III.

8. Закон № 265/95Закон України "Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг" від 06.07.95 р. № 265/95-ВР.

9. Положення № 88 – Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну України від 24.05.95 р. № 88.

10. Постанова № 878постанова КМУ "Про здійснення розрахунків за продані товари (надані послуги) з використанням спеціальних платіжних засобів" від 29.09.2010 р. № 878.

11. Порядок № 833 – Порядок провадження торговельної діяльності та правила торговельного обслуговування на ринку споживчих товарів, затверджений постановою КМУ від 15.06.2006 р. № 833.

12. Положення № 13 – Положення про форму та зміст розрахункових документів, затверджене наказом Мінфіну України від 21.01.2016 р. № 13.

13. Положення № 148 – Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 29.12.2017 р. № 148.

14. Правила № 363 – Правила перевезень вантажів автомобільним транспортом в Україні, затверджені наказом Мінтранспорту України від 14.10.97 р. № 363.

15. Правила № 37 – Правила комісійної торгівлі непродовольчими товарами, затверджені наказом Мінекономзв'язків України від 13.03.95 р. № 37.

16. Інструкція № 2 – Інструкція про порядок позначення роздрібних цін на товари народного споживання в підприємствах роздрібної торгівлі та закладах ресторанного господарства, затверджена наказом МЗЕЗторгу України від 04.01.97 р. № 2.

17. Методрекомендації № 157 – Методичні рекомендації щодо впровадження національних положень (стандартів) бухгалтерського обліку у сфері громадського харчування і побутових послуг, гармонізованих з міжнародними стандартами, затверджені наказом Міністерства економіки та з питань європейської інтеграції України від 17.06.2003 р. № 157.

18. Перелік № 207 – Перелік документів, необхідних для здійснення перевезення вантажу автомобільним транспортом у внутрішньому сполученні (додаток до постанови КМУ від 25.02.2009 р. № 207).

19. Перелік № 231 – Перелік груп технічно складних побутових товарів, які підлягають гарантійному ремонту (обслуговуванню) або гарантійній заміні, в цілях застосування реєстраторів розрахункових операцій, затверджений постановою КМУ від 16.03.2017 р. № 231.

20. Декрет № 46-93Декрет КМУ "Про стандартизацію і сертифікацію" від 10.05.93 р. № 46-93 (утратив чинність із 01.01.2018).

21. Перелік № 28 – Перелік продукції, що підлягає обов'язковій сертифікації в Україні, затверджений наказом Держкомітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики від 01.02.2005 р. № 28 (утратив чинність із 16.03.2018 згідно з наказом МЕРТ України від 26.01.2018 р. № 93).

_____________________________________________
© ТОВ "ІАЦ "ЛІГА", ТОВ "ЛІГА ЗАКОН", 2019

У разі цитування або іншого використання матеріалів, розміщених у цьому продукті ЛІГА:ЗАКОН, посилання на ЛІГА:ЗАКОН обов'язкове.
Повне або часткове відтворення чи тиражування будь-яким способом цих матеріалів без письмового дозволу ТОВ "ЛІГА ЗАКОН" заборонено.

Мати доступ до номерів і всіх статей видання Ви зможете за умови передплати на електронне видання БУХГАЛТЕР&ЗАКОН
Контакти редакції:
bz@ligazakon.ua