Внимание! Вы используете устаревшую версию браузера.
Для корректного отображения сайта настоятельно рекомендуем Вам установить более современную версию одного из браузеров, представленных справа. Это бесплатно и займет всего несколько минут.
Спробувати Оформити передплату
Спробувати Оформити передплату
Електронні документи й контролюючі органи
Олександр Вернигора, CEO Intecracy Deals,співголова ІКТ Комітету, голова підкомітету СУП з питань електронного документообігу і електронних довірчих послуг

Одна з основних проблем, що постають на шляху впровадження електронного документообігу в Україні, – людський фактор. Багатьох представників бізнесу турбує питання: як ставляться контролюючі органи до електронних документів? Спробую відповісти.

Десятки тисяч українських компаній уже перевели весь документообіг в електронний формат. Вони обмінюються з контрагентами документами, підписаними за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП), і подають їх для перевірки до контролюючих органів. Проте працівники бухгалтерій і юридичних департаментів деяких компаній усе ще не впевнені в легітимності електронних документів. Вони побоюються, що, якщо одного чудового дня на підприємство навідається податкова, з електронними документами можуть виникнути проблеми. Насправді вся правова база України давно готова до електронного документообігу (далі – ЕДО), а працівники податкової чудово поінформовані про те, як працювати з документами у цифровому форматі.

ЕДО в Україні

Закон № 851, що регулює ЕДО в Україні, прийнято ще у 2003 році. Це була знакова подія в історії нашої країни. Останні правки до нього вніс Закон № 2155 у січні 2020 року. Після чого відійшло в минуле поняття ЕЦП (електронний цифровий підпис). Зараз електронний підпис має назву КЕП.

Існує безліч інших правових актів, що регулюють ЕДО та відносини бізнесу і податкової. Один із них – Порядок № 557.

Згідно з чинним законодавством електронні документи мають таку саму юридичну силу, як і паперові. Це підтверджує лист ДФСУ від 04.01.2017 р. № 30/6/99-99-15-02-02-15:

Отже, електронний документ, який складено відповідно до вимог чинного законодавства та який містить усі необхідні реквізити, має таку ж юридичну силу, як і документ, складений у паперовому вигляді.

Тож до електронного формату документів у податкової запитань бути не може. Головне, що потрібно пам'ятати, аби уникнути проблем під час перевірок, – документи має бути складено правильно. При цьому норми складання паперових та електронних документів нічим не відрізняються. Окрім підпису.

КЕП і захищені носії

Електронний документ має бути підписано дійсним електронним підписом, виданим Кваліфікованим постачальником електронних довірчих послуг. Наразі таких постачальників в Україні двадцять. Із переліком можна ознайомитись на сайті Мінцифри. На цьому ж сайті є опція перевірки цілісності електронного документа й актуальності підпису. Практика свідчить, що представники податкової про це чудово поінформовані, і якщо з електронним документом усе гаразд, ні про що не варто турбуватися.

Є один нюанс, який викликає запитання у представників бізнесу: правила зберігання КЕП. А раптом у податкової виникнуть претензії з приводу того, що ваша КЕП зберігається не на захищеному носії? Такі побоювання абсолютно безпідставні. У Законі № 2155 чітко визначено коло осіб, які зобов'язані зберігати КЕП тільки на захищених пристроях. В основному це держслужбовці, реєстратори й нотаріуси. Працівники приватних підприємств можуть зберігати свої КЕП на флешці. Згідно із законодавством особа, яка отримала КЕП, зобов'язана надійно зберігати свій електронний ключ і нікому його не передавати. На підприємстві можна передати право підписання тих чи тих документів за довіреністю від імені компанії, але працівник, який підписуватиме документи, повинен отримувати КЕП самостійно. У разі дотримання цих правил претензій з приводу зберігання КЕП у податкової не виникне.

Разом з тим за змінами в законодавстві стежити не завадить. 31 грудня 2021 року буде завершено тестовий період експлуатації вдосконаленого електронного підпису, і до Закону № 2155 вноситимуть правки, що регламентують використання КЕП на незахищених носіях.

Залишається додати, що, хоча законодавство не вимагає обов'язково зберігати свій КЕП на захищеному від копіювання апаратному токені, додаткові заходи безпеки не завадять. Альтернативою токенам може бути Mobile Id – різновид персонального КЕП, записаного на спеціальній SIM-карті смартфона.

Податкова перевірка

У разі якщо на підприємство навідується податкова, будь-які документи можна подати інспектору виключно в електронному форматі. Представник податкової може попросити роздрукувати документ і додатково завізувати його. Разом з тим жодний нормативний акт, закон чи лист ДФС не містить ні слова про те, що електронні документи потрібно обов'язково роздруковувати для подання до контролюючих органів. У вашій компанії взагалі може не бути принтера. Тож документи для перевірки можна подавати на будь-якому цифровому носії. У зазначеному вище листі ДФСУ від 04.01.2017 р. № 30/6/99-99-15-02-02-15 указано, що електронний документ, який складено відповідно до вимог законодавства і має всі необхідні реквізити, має таку саму юридичну силу, як і документ у паперовому форматі.

Оригінал документа

Іще одне питання, яке потребує роз'яснення: що вважається оригіналом електронного документа? Тут усе не так, як із папером. Копія файлу самого документа і файлів підписів до нього також уважаються оригіналом. Скопіювавши на флешку весь пакет необхідних файлів, що містять інформацію про підписаний документ, та передавши їх податковій, ви подаєте оригінал – таким чином, і у вас, і в контрагента, і в податкової будуть оригінали документа.

Відповідно до розд. VII Закону № 2155 оригіналом електронного документа вважається "електронний примірник документа з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису". Усі примірники електронного документа, які було надіслано декільком адресатам або зберігаються на різних електронних носіях, є оригіналами.

Подальший розвиток

У законодавстві залишаються моменти, що потребують доопрацювання. Вони не критичні, але внесення абсолютної ясності в усі аспекти ЕДО сприятимуть його масовому впровадженню. Один із прикладів: дата створення документа. Підписаний електронний документ містить як інформацію про дату створення, так і позначки часу, що фіксують момент підписання документа сторонами. Постає запитання: який момент часу контролюючі органи вважатимуть часом створення?

Прецедентів, коли різниця в часі між датою створення і датою підписання викликала запитання у податкової, ще не було. Усі чудово розуміють, що між датою створення документа і датою його підписання всіма сторонами можуть минути тижні. Проте наявність різних позначок часу на електронному документі декого лякає. Який саме момент уважати датою постачання послуг – поки що не зовсім зрозуміло.

Іще один проєкт змін до ПКУ вже перебуває на розгляді у Верховній Раді, що передбачає внесення змін до ст. 187 ПКУ (п. 1, пп."б"):

Для документів, складених в електронній формі відповідно до вимог Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні", датою оформлення електронного документа, що засвідчує факт постачання послуг платником податку, уважається дата складання такого електронного документа.

Резюме статті

Паперові документи, а з ними і власноручні підписи та мокрі печатки, відходять у минуле. Електронний документообіг – це неминучість. Винайдений майже дві тисячі років тому папір вичерпав себе як носій інформації, і що раніше українські компанії адаптуються до нових реалій, то швидше вони підвищать ефективність свого бізнесу і скоротять витрати й час на оброблення документів. А заразом і про екологію подбають: виробництво паперу – одна з трьох "найбрудніших" технологій.

_____________________________________________
© ТОВ "ІАЦ "ЛІГА", ТОВ "ЛІГА ЗАКОН", 2021

У разі цитування або іншого використання матеріалів, розміщених у цьому продукті ЛІГА:ЗАКОН, посилання на ЛІГА:ЗАКОН обов'язкове.
Повне або часткове відтворення чи тиражування будь-яким способом цих матеріалів без письмового дозволу ТОВ "ЛІГА ЗАКОН" заборонено.

Мати доступ до номерів і всіх статей видання Ви зможете за умови передплати на електронне видання БУХГАЛТЕР&ЗАКОН
Контакти редакції:
bz@ligazakon.ua