Внимание! Вы используете устаревшую версию браузера.
Для корректного отображения сайта настоятельно рекомендуем Вам установить более современную версию одного из браузеров, представленных справа. Это бесплатно и займет всего несколько минут.
Спробувати Оформити передплату
Спробувати Оформити передплату
Е-трудова книжка: що робити з новими записами в паперовій формі
Інна Журавська, консультант із питань оподаткування й оплати праці

Підприємство подало до ПФУ скан-копії трудових книжок, які зараз іще зберігаються в роботодавця. Чи потрібно надалі подавати до ПФУ скан-копії сторінок цих трудових книжок із новими записами – про переведення працівників на іншу постійну роботу та про звільнення?

З 10 червня 2021 року облік трудової діяльності застрахованих осіб здійснюють на підставі даних, поданих до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов'язкового державного соціального страхування (далі – Реєстр). Адже з указаної дати особа в разі працевлаштування зобов'язана надавати:

• трудову книжку (у разі наявності) або

• відомості про трудову діяльність із Реєстру (ст. 24 КЗпП з урахуванням змін, унесених Законом № 1217).

Також із 10 червня 2021 року роботодавці не зобов'язані зберігати в себе трудові книжки новоприйнятих працівників (ст. 48 КЗпП).

Трудові книжки осіб, які були працевлаштовані до 10 червня, видають їм особисто під підпис після того, як роботодавець успішно подасть до Реєстру відомості з паперових трудових книжок (п. 2 розд. ІІ Закону № 1217). Для процесу оцифрування трудових книжок передбачено 5 років (до 10 червня 2026 року). Видавати трудову книжку працівнику до зазначеної дати необхідно в разі його звільнення.

Водночас працівникам, які бажають і надалі мати трудову книжку з усіма відповідними записами, надано право вимагати від роботодавця вносити до трудової книжки записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі. Відмовити роботодавець не може (ст. 48 КЗпП). До того ж за бажанням працівника паперову трудову книжку можна вести й після закінчення п'ятирічного терміну.

У п. 2.2 Інструкції № 58, яка на цей час залишається чинною, передбачено, що до трудової книжки працівника вносять:

• відомості про роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення;

• відомості про нагородження та заохочення: про нагородження державними нагородами України та відзнаками України, заохочення за успіхи в роботі й інші заохочення відповідно до чинного законодавства України;

• відомості про відкриття, на які видано дипломи, про використані винаходи та раціоналізаторські пропозиції та про виплачені внаслідок цього винагороди.

Отже, якщо трудова книжка працівника (прийнятого на роботу до 10 червня 2021 року) залишається в роботодавця, то на вимогу співробітника необхідно й надалі вносити відповідні записи до неї.

Водночас, якщо роботодавець вже подав скан-копії та відомості з трудової книжки працівника до Реєстру, то подавати скан-копії та відомості щодо нових записів у такій трудовій книжці не потрібно. Відповідну інформацію щодо переведення працівника з посади на іншу посаду (іншу роботу) чи його звільнення для її відображення в Реєстрі ПФУ отримуватиме за даними додатка Д5 до Розрахунка, який подає роботодавець щоквартально.

Докладно щодо внесення інформації про працівників до Реєстру читайте в матеріалі "Додаток Д5 до Розрахунка: як подавати інформацію про застрахованих осіб".

1. КЗпПКодекс законів про працю України від 10.12.71 р.

2. Закон № 1217 Закон України "Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі" від 05.02.2021 р. № 1217-IX.

3. Інструкція № 58 – Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена спільним наказом Мінпраці, Мін'юсту і Мінсоцзахисту від 29.07.93 р. № 58.

4. Розрахунок – Податковий розрахунок сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків – фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску, форму якого затверджено наказом Мінфіну від 13.01.2015 р. № 4.

_____________________________________________
© ТОВ "ІАЦ "ЛІГА", ТОВ "ЛІГА ЗАКОН", 2021

У разі цитування або іншого використання матеріалів, розміщених у цьому продукті ЛІГА:ЗАКОН, посилання на ЛІГА:ЗАКОН обов'язкове.
Повне або часткове відтворення чи тиражування будь-яким способом цих матеріалів без письмового дозволу ТОВ "ЛІГА ЗАКОН" заборонено.

Мати доступ до номерів і всіх статей видання Ви зможете за умови передплати на електронне видання БУХГАЛТЕР&ЗАКОН
Контакти редакції:
bz@ligazakon.ua